قد يتعرض الطلاب أو المهنيون في العمل لمهمة كتابة تقرير دون أن تكون لديهم الخبرة الكافية في هذا المجال، مما قد يؤثر سلباً على تقدمهم الأكاديمي أو موقعهم الوظيفي. لذا، يقدم موقعنا هذا المقال الذي يسلط الضوء على خطوات كتابة التقرير، بالإضافة إلى أهمية هذه العملية وأنواع التقارير المختلفة.

أهمية كتابة التقارير

لنفهم كيفية كتابة التقارير بشكل فعال، من الضروري البدء بالتعريف بالتقرير. فهو عبارة عن وثيقة تتناول دراسة مسألة أو مشكلة معينة تتعلق بعدد من المعلومات والبيانات، ويهدف التقرير إلى تقديم أفكار وتحليلات تؤثر على موضوع الدراسة.

تنبع فوائد التقرير من تأثيره الإيجابي على المسارات الدراسية والمهنية، وأهميته تظهر في النقاط التالية:

• يعتبر التقرير مصدرًا هامًا للمعلومات.
• يعمل كأداة لتقييم الأعمال والنشاطات في بيئة العمل.
• يعتبر بمثابة الإعلان الرسمي للمؤسسة ويمثل دليلًا قانونيًا بشأنها.
• يسهم في إنجاز المهام بكفاءة، مما يساعد على توفير الوقت والجهد.
• يعتبر نموذجاً مصغراً للأبحاث العلمية ضمن البرنامج الأكاديمي.

كيفية كتابة التقارير

لإعداد تقرير فعال، يجب عليك اتباع الخطوات التالية:

1. حدد الهدف من كتابة التقرير، والذي غالباً ما يكون تقديم معلومات وحقائق معينة.
2. تأكد من معرفة احتياجات القارئ، لضمان عرض المعلومات بطريقة مفيدة له.
3. جمع الأفكار والحقائق المهمة لتكوين محتوى التقرير.
4. قم بإعداد مسودة أولية تضم ما تم جمعه من أفكار وحقائق بعد التحقق من دقتها.
5. حدد الأفكار الرئيسية لتفادي التشتت أثناء الكتابة.
6. راجع المسودة بدقة للتأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية والنحوية.

أنواع التقارير

تتنوع أنواع التقارير حسب الهدف من كتابتها. فيما يلي نستعرض أبرز الأنواع المستخدمة:

• التقارير غير الرسمية: تتكون من ثلاثة عناصر رئيسية: المقدمة، المناقشة، والخاتمة.
• التقارير الرسمية: تتميز بتنوع عناصرها ودقتها، مثل الرسائل العلمية.
• التقارير الدورية: تركز على نقل المعلومات المتعلقة بقرارات وأهداف المؤسسة، وتعتبر شاملة ومختصرة.
• تقارير التفتيش: تهدف إلى تقييم العقارات والمباني التجارية أو السكنية.

إطار كتابة التقارير

بينما تختلف أساليب كتابة الأنواع المختلفة من التقارير، إلا أن جميع الأنواع تتشارك في إطار أساسي يحتوي على العناصر التالية:

• صفحة العنوان: تحتوي على رقم التقرير، أسماء المؤلفين، تاريخ التقرير، وعدد صفحاته، كما قد تشمل معلومات الاتصال.
• الفهرس: يعتبر دليل محتويات التقرير، حيث يضم أقسامه المختلفة وأماكن الرسوم البيانية.
• المقدمة: تعطي لمحة عن المؤسسة التي ينتمي إليها صاحب التقرير وما أنجزته.
• التقييم: يناقش النتائج التي توصل إليها التقرير بطريقة مفصلة، مستندة إلى الأرقام والإحصاءات أو التعبير الكتابي.
• التوصيات: تشمل مقترحات التقرير المتعلقة بالمسألة المطروحة.
• الملاحق: تضم كل المستندات الإضافية التي تعزز التقرير، بما في ذلك الصور، الفيديوهات، والمقالات.

خصائص التقرير الجيد

يتميز التقرير الجيد بالخصائص التالية:

• يحدد الهدف من كتابته بوضوح.
• يمتاز بالإيجاز والشمولية، مما يعزز وضوح الرسالة.
• تكون اللغة المستخدمة سهلة الفهم وغير معقدة.
• يوفر الوثائق والمراجع التي تدعم المحتوى.
• قد يتضمن مرفقات مثل الصور والرسوم البيانية لزيادة التوضيح.
• يهتم بالدقة ويبتعد عن توفير معلومات مضللة.
• يراعي تقديم المعلومات القيمة دون فرط في الشرح الغير ضروري.
• يعتمد أسلوباً مباشراً ومتوسط الحجم في الكتابة.
• يجيد فن الإقناع بشكل جذاب للقارئ.
• يتسم بالحيادية، وتجتنب فيه الآراء الشخصية بقدر الإمكان.

لقد تعرفنا في هذا المقال على كيفية كتابة التقارير بصورة فعالة، عبر تقديم خطوات واضحة ومبسطة، بالإضافة إلى أنواع التقارير وإطار كتابتها، فضلًا عن الخصائص التي تجعل التقرير جيدًا وأهمية كفاءة كتابة التقارير بشكل عام.