تُعتبر قواعد البيانات عنصراً أساسياً في تنظيم المعلومات بطريقة مهيكلة تسهل الوصول إليها وإدارتها. ولكن، ما هي طريقة عمل قاعدة البيانات منذ بدايتها، وكيف يمكن تسهيل إدارة بياناتها وتحديثها وقراءتها لاحقاً؟ من خلال هذا المقال، سوف نستعرض كيفية إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على الجداول والعناصر الضرورية باستخدام برامج سهلة الاستخدام.

طريقة إنشاء قاعدة بيانات

يمكن إنشاء قاعدة بيانات جديدة بواسطة برنامج Microsoft Access، الذي يتميز بواجهته البسيطة ويدعم التكامل مع برمجيات Microsoft الأخرى. سيتم استعراض خطوات إنشاء قاعدة بيانات من خلاله كما يلي:

إنشاء قاعدة بيانات باستخدام Microsoft Access

عند فتح برنامج Access، تظهر علامة التبويب “جديد” في واجهة العرض الخلفية، حيث يمكنك من خلالها إنشاء قاعدة بيانات فارغة أو استخدام قالب موجود مسبقاً.

عند الحاجة إلى إنشاء قاعدة بيانات جديدة، خاصة إذا كان لديك متطلبات تصميم محددة، يمكنك اتباع هذه الخطوات: اختر “جديد” من نافذة Access، ثم حدد نموذج قاعدة البيانات وأدخل اسماً لها، ثم احفظها عن طريق الضغط على أيقونة المجلد واختيار موقع الحفظ، وأخيراً اضغط على زر “إنشاء” (Create).

1- إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب

يمكنك استخدام قالب جاهز لإنشاء قاعدة بيانات، حيث يتضمن هذا القالب جميع الاستعلامات والنماذج ووحدات الماكرو والتقارير المطلوبة لإتمام المهمة. يمكنك اختيار القالب الأنسب لاحتياجاتك لإنشاء قاعدة بيانات بسرعة وكفاءة.

ومع ذلك، إذا كنت بحاجة لاستيراد بيانات موجودة من برنامج آخر إلى Access، سيكون من الأفضل إنشاء قاعدة بيانات دون استخدام قالب. وسنتناول هذه الطريقة لاحقاً.

لإنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب، اتبع الخطوات التالية:

1. إذا كنت قمت بفتح أي من قواعد البيانات الموجودة، يجب إغلاقها من خلال علامة تبويب “ملف” ثم اختيار “إغلاق”، لتظهر علامة التبويب “جديد” في واجهة العرض الخلفية.
2. ستجد عدة قوالب تحت علامة التبويب “جديد”، ويمكنك أيضاً تنزيل قوالب إضافية من Office.com، اختر القالب المناسب لك.
3. يمكنك تغيير اسم الملف من مربع “اسم الملف”، واحفظ قاعدة البيانات في مجلد محدد عن طريق الضغط على أيقونة المجلد، ثم اختر المجلد الذي ترغب في حفظ البيانات فيه، ثم اضغط “موافق”.
4. اضغط على “إنشاء” لإنشاء قاعدة البيانات باستخدام القالب الذي اخترته، ثم افتحها وابدأ بإدخال البيانات في الخلايا الفارغة بالنموذج. يمكنك التنقل بين عناصر قاعدة البيانات المختلفة حسب نوع القالب.

2- إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

يمكنك أيضاً إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على الجداول والنماذج والتقارير الخاصة بك دون الاعتماد على قوالب جاهزة. هذا يمكن أن يتم عبر الخطوتين التاليتين:

• إنشاء قاعدة بيانات جديدة وإدخال البيانات في الجداول المتاحة، أو لصقها أو استيرادها، وتكرار ذلك في الجداول التي يتم إنشاؤها باستخدام خيار “جدول” في علامة التبويب “إنشاء”.
• استيراد بيانات من مصادر أخرى، وإنشاء جداول جديدة بناءً على تلك البيانات.

يمكنك إنشاء وإدارة قاعدة بيانات باستخدام برامج تسهل هذه العملية، حيث يتم تنظيم القاعدة من خلال الجداول والعناصر الضرورية، أو عبر قوالب جاهزة يتم إدخال البيانات مباشرة فيها، بناءً على احتياجاتك الحالية.