تعتبر مهارات الكتابة وتنظيم المحتوى جزءًا أساسيًا من جميع أشكال التواصل، حيث تُستخدم الرسائل الرسمية بشكل متكرر في العديد من المعاملات التي تتطلب كتابة باللغة العربية. في هذا المقال، سوف نستعرض الخطوات اللازمة لكتابة رسالة رسمية بشكل محترف.

خطوات كتابة رسالة رسمية في 7 خطوات

عند الحاجة إلى إرسال رسالة رسمية عبر البريد الإلكتروني، يُعتبر التنسيق السليم من الأمور الضرورية لضمان فهم المحتوى بوضوح من قِبل المتلقي. وفيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها:

اختيار بريد إلكتروني مناسب

يجب استخدام عنوان بريد إلكتروني يتسم بالاحترافية، والذي يتضمن الحد الأدنى من الرموز والأرقام، ويفضل أن يكون مرتبطًا بمؤسستك أو مكان عملك، حيث أن المتلقي سيكون أكثر حذرًا تجاه الرسائل غير المعروفة.

كتابة موضوع الرسالة

يجب أن تكون سطور الموضوع مختصرة ومباشرة لتعكس الطابع الاحترافي، فعلى سبيل المثال، إذا كنت ترغب في طلب زيادة في راتبك، يمكنك كتابة “طلب زيادة في الراتب”.

استخدام التحية الرسمية

لا بد من بدء الرسالة بتحية رسمية، مع ضرورة تضمين لقب واسم المستلم. يمكنك استخدام عبارات مثل “تحية طيبة وبعد”، أو “عزيزي/عزيزتي”.

تعريف نفسك

يجب عليك أن تذكر اسمك في الجملة الأولى من الرسالة، موضحًا علاقتك بالمتلقي. على سبيل المثال، يجب على أستاذ الجامعة معرفة ما إذا كان الطالب هو الذي يكتب له، أو إذا كانت الرسالة من أحد أعضاء هيئة التدريس.

شرح موضوع الرسالة

في فقرتك التالية، اقرأ تفاصيل السبب وراء كتابة هذه الرسالة، مقدمًا معلومات إضافية وشرح الهدف الأساسي ومتطلباتك، مثل المواعيد النهائية أو أي تفاصيل إدارية ذات صلة.

إنهاء الرسالة بتقدير واحترام

يمكنك استخدام الفقرة الأخيرة لإبداء الرغبة في ترتيب لقاء شخصي أو لشكر المتلقي على اهتمامه برسالتك، وذلك باستخدام عبارات مثل “تفضل بقبول خالص الشكر والاحترام” أو “نشكر لكم دعمكم المستمر”.

مراجعة الرسالة قبل الإرسال

يجب عليك تدقيق الرسالة والتأكد من دقة التفاصيل المذكورة قبل الضغط على إرسال، ومراجعة الأخطاء اللغوية المحتملة.

نموذج رسالة رسمية باللغة العربية لطلب وظيفة

إليك نموذج يوضح كيفية كتابة رسالة رسمية لطلب وظيفة:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،

تحية طيبة وبعد،

إلى السيد الأستاذ المحترم/ ….

أود إبلاغكم بأنني أتمتع بكافة المؤهلات والخبرات العملية التي تؤهلني لشغل وظيفة (…) في شركتكم. بعد مراجعة متطلبات الوظيفة، أجد أنني استوفيت الشروط اللازمة لهذا المنصب. أود أن أذكركم بأنني خريج كلية (….) من جامعة (….)، وقد قضيت فترة عمل مع شركة (….) مما أكسبني خبرة واسعة في المجال، مما يجعلني قادرًا على العمل بكفاءة دون الحاجة إلى تدريب إضافي. سأكون ممتنًا إذا ما أُتيحت لي الفرصة للقاء معكم لمناقشة مهاراتي بشكل أعمق.

ولكم مني كل الشكر والتقدير.

اسم المرسل/ …..

عنوان الإقامة/ …..

رقم الهاتف/ …..

البريد الإلكتروني/…..

نموذج رسائل رسمية بالصور

نستعرض هنا نماذج كتابة الرسائل الرسمية لطلب الوظيفة من خلال الصور، ومنها:

• نموذج طلب توظيف.
• نموذج طلب خطي لمسابقة.

في الختام، تناولنا خطوات كتابة رسالة رسمية باللغة العربية في سبع خطوات، مع عرض تفاصيل كتابة الرسالة ونماذج لإرسال رسائل رسمية بطريقة احترافية.