تُعتبر استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة إحدى الوسائل الأساسية التي تعتمدها الإدارة الفعّالة لتنظيم جميع الأنشطة داخلها. يُشير الاتصال التنظيمي بالمعنى الضمني إلى مجموع العمليات الاتصالية والإدارية التي تضبط سير العمل داخل المؤسسة وتُساهم في خلق بيئة من التفاهم والتعاون والتنسيق ما بين مختلف الأقسام من جهة، ومع عملاء المؤسسة من جهة أخرى.

استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة

تسعى استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة إلى تعزيز العلاقات بين الموظفين وجعلها أكثر تماسكًا ويسرًا. يمكن تحقيق ذلك من خلال تطبيق عدة استراتيجيات، منها:

تعزيز التعارف بين الموظفين

• تتعاون دائرة الموارد البشرية مع مديري المؤسسة لتنظيم فعاليات وأنشطة تهدف إلى تعزيز التعارف بين الموظفين، مما يساهم في بناء روابط إيجابية بينهم ويسهل عملية إنجاز العمل وتحقيق الأهداف المرجوة بفضل التفاهم الذي يتم إنشاؤه.

بناء مجموعات تعزز التعاون بين الموظفين

• تساهم مجموعات الدردشة أو فرق العمل في زيادة التفاعل بين الموظفين وتطوير قدرتهم على تقديم الدعم المتبادل من خلال تبادل الخبرات والمستندات، مما يُساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها بكفاءة وسرعة.

التأكد من شعور الموظفين بالراحة

• يُعزز توفير بيئة عمل آمنة وخالية من المضايقات، مع وجود سياسة واضحة تحدد معايير التعامل مع الأفراد الذين قد يُعيقون الآخرين، الشعور بالراحة بين الموظفين، مما ينعكس إيجابًا على أدائهم وإنتاجيتهم.

توطيد العلاقة بين القادة والموظفين

• تُعد العلاقة الجيدة بين الموظفين والقادة من الاستراتيجيات الأساسية لتعزيز التواصل الداخلي. حيث تُساعد هذه العلاقة في تذليل العقبات وتكوين جسور الثقة بينهم، مما يسهل التواصل والمشاركة في العمل.
• تساهم أيضًا في تعزيز معرفة كل طرف بمهام الآخر، وفتح قنوات الحوار حول المواقف الاجتماعية المختلفة داخل المؤسسة.

ورش العمل التدريبية

• تمثل ورش العمل التدريبية أداة فعالة لتحفيز الموظفين على بناء العلاقات وتعزيز التواصل الداخلي في المؤسسة.
• كما يمكن للشركات استضافة برامج تدريبية بالشراكة مع جهات متخصصة تهدف إلى تقديم أفضل الاستراتيجيات لبناء العلاقات وضمان استدامتها.

القيادة الواعية

• تُساعد القيادة الواعية، التي تركز الشركات على تطبيقها، في تعزيز التواصل الداخلي، حيث تلعب دورًا هامًا في صقل مهارات الموظفين وتطوير مواهبهم لتحقيق الأهداف المطلوبة بشكل فعّال.

استخدام التكنولوجيا لتعزيز التواصل

• يُعتبر التطور التكنولوجي وأدوات الاتصال الحديثة من العوامل المساعدة في تعزيز التواصل بين الموظفين والمديرين.
• على سبيل المثال، يُستخدم البريد الإلكتروني والرسائل النصية كأدوات للتواصل، إلى جانب التنبيهات بمناسبات مهمة مثل أعياد الميلاد والذكرى السنوية.

الحوار المفتوح

• تُعزز استراتيجية الحوار المفتوح، التي تعتمدها العديد من الشركات بشكل دوري، التواصل الداخلي عبر تزويد الموظفين بفرص لطرح الأسئلة والحصول على إجابات من المختصين.

معوقات الاتصال الداخلي

توجد العديد من المعوقات التي تعرقل فعالية الاتصال الداخلي في المؤسسات، ومنها في حالة كون الاتصال في اتجاه واحد فقط، مما يؤدي إلى فقدان فعاليته، وذلك يتسبب في:

عجز عن التعرف على النتائج

• يرتبط ذلك بنقص في معرفتنا بمستوى نجاح الموظفين في تحقيق الأهداف الفُردية، فضلاً عن محدودية التواصل بينهم.
• لا يُظهر الاتصال الداخلي كيف يدير الموظفون ضغوط العمل.
• لكن في حالة فعاليته، يمكن للاتصال الداخلي تعزيز التعليقات الإيجابية وتحفيز الموظفين.

الاتصال الداخلي غير منتظم

• الغرض من الاتصال الداخلي هو إبلاغ الموظفين بما يحدث في المؤسسة، وليس مجرد وسيلة لنشر الأخبار.

عدم اتساق الاتصال

• يمكن أن يُؤدي غياب التواصل الداخلية الواضح إلى تأخير الوصول إلى الموظفين.
• لذا من الضروري وجود وسائل اتصال متاحة تسمح بالوصول إليهم بسهولة مثل إنشاء تطبيق هاتفي.

استخدام أدوات الاتصال غير المناسبة

• تجنب استخدام الأدوات القديمة مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني التقليدية قد يكون ضروريًا لضمان التواصل السلس.
• يُنصح باستخدام تطبيقات حديثة للتواصل من خلال الهاتف لضمان سهولة التعامل.

كما أن استخدام أدوات اتصال داخلية فعالة يساعد في تحقيق العديد من الفوائد، ومنها:

• إدارة الفرق بفعالية.
• زيادة انخراط الموظفين وتقليل فقدان المعرفة.
• تحسين الإنتاجية.
• تسهيل التواصل الفوري معهم.
• تجنب الحمل الزائد للبريد الإلكتروني، حيث يمكن أن يتسبب في فقدان المعلومات المهمة.

غياب قياس نتائج الاتصالات الداخلية

• من الضروري قياس فعالية وجودة أدوات الاتصال الداخلي لتحديد ما إذا كانت بحاجة للتغيير أو التحسين.

تردد الموظفين في مشاركة الأفكار

قلة التواصل الداخلي تُقلل من إنتاجية الموظفين، في حين يُمكن أن تؤدي الخوف من فقدان الاحترام إلى انعدام الحوار الفعّال، لذا يجب تعزيز ثقافة تبادل الأفكار باستمرار.

عدم وجود استراتيجية واضحة للتواصل الداخلي

• وجود عدة وسائل لنقل المعلومات بشكل متقشف مثل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية يعطل الاتصال الداخلي.
• لذا ينبغي توحيد الطريقة لتحقيق نتائج أفضل.

قيود الميزانية

• قد لا تُخصص الشركات ميزانية كافية لإنشاء أداة اتصال داخلية، معتقدين أنها غير مجدية.
• لكن بفضل البرمجيات والتقنيات الحديثة، أصبح من السهل إنشاء وسائل اتصال فعّالة بتكاليف منخفضة.