التحديات الإدارية

تتمثل مهمة الإدارة في اتخاذ القرارات الصائبة لضمان سير الأمور بسلاسة. وغالبًا ما تؤدي الأخطاء إلى ظهور تحديات في بيئة العمل، مما يُلزِم القيادة بإيجاد حلول فعّالة بشكل سريع. من المستحسن أيضًا وضع استراتيجية واضحة لضمان عدم تكرار نفس الأخطاء.

استراتيجية معالجة التحديات الإدارية

تعتمد استراتيجية معالجة التحديات الإدارية على مجموعة من الخطوات الأساسية، والتي تتمثل في:

تحديد التحدي

تُعتبر الخطوة الأولى في عملية الحل هي طرح الأسئلة حول الطبيعة الدقيقة للتحدي لفهم كيفية معالجته. يساعد ذلك على تحديد المعايير التي يمكن استخدامها لقياس موقع المشكلة، وما إذا كانت الأمور تسير كما هو متوقع من قبل الإدارة. على سبيل المثال، يمكن طرح الأسئلة التالية: ما هي طبيعة التحدي؟ ماذا سيحدث إذا قام الفرد بأداء المهام المطلوبة منه؟

تحليل التحدي

تنقسم التحديات الإدارية إلى ثلاث مراحل، ويعتمد تحديد الحل المحتمل على حجم المشكلة. مراحل تحليل التحدي تشمل:

• المرحلة الأولى: وتُعرف بالنقطة التي بدأت منها المشكلة، حيث لا تمثل تهديدًا كبيرًا على سير العمل اليومي، وتمكن إدارة الوقت من تصحيحها دون إحداث أضرار كبيرة لبقية الأنشطة.
• المرحلة الثانية: تكون المشكلة في هذه المرحلة أكثر تعقيدًا، ويكون من الواضح حجم الضرر الناتج عنها، مما يتطلب إجراءات فورية لإصلاحها قبل أن تتفاقم الأمور، حيث قد تكون العواقب أكثر تكلفة.
• المرحلة الثالثة: تُعتبر مرحلة الأزمة، حيث تكون المشكلة خطيرة وتسبب أضرارًا فعلية للعمليات التشغيلية للشركة أو سمعتها أو مواردها المالية، مما يتطلب إيجاد حل سريع لتجنب التأثيرات طويلة المدى على القدرة الإدارية.

وصف التحدي

يجب على الإدارة وصف التحدي بشكل واضح وموجز، وتلخيصه كتابيًا بعدد كلمات محدود لضمان فهمه بسهولة، بعيدًا عن التعقيدات العلمية. تكمن أهمية هذه الخطوة في تمكين الإدارة من توزيع المهام وتحديد نقاط البدء في تقديم الحلول.

البحث عن الأسباب الجذرية

تتطلب هذه الخطوة طرح سلسلة من الأسئلة والإجابة عليها، مثل: ما سبب ظهور المشكلة؟ من المسؤول عن ظهورها؟ متى حدثت لأول مرة؟ يساعد ذلك في إيجاد حل دائم يحقق راحة للإدارة.

تطوير بدائل للحلول

يتعين على الإدارة الاطلاع على إمكانية وجود حلول متعددة بخلاف تلك المعروفة لديها. من المفيد إعداد قائمة بالبدائل الممكنة التي يمكن تطبيقها من قِبل الإدارة والفريق، ثم تقييم أي منها سيكون الأنسب لمواجهة التحدي المطروح. ينبغي ترتيب الخيارات المتاحة وفق معايير معينة، مثل الكفاءة والتكلفة والموارد المتوفرة.

تطبيق الحل

عند هذه المرحلة، يتم وضع خطة تنفيذية للحل المقترح، مع الأخذ في الاعتبار الخطوات المستقبلية المحتملة في حال عدم تحقيق النجاح. ويجب أيضًا إعداد جدول زمني للتنفيذ وتحديد المهام لكل فرد مع توضيح مسؤولياته.

قياس النتائج

الخطوة النهائية تتعلق بتقييم نتائج الحل المطروح. يجب أن تتأكد الإدارة من نجاح الحل أم لا، وما الدروس المستفادة من تلك المشكلة، وهل توجد بدائل محتملة لأية تحديات مستقبلية.