فهم العصف الذهني عن بُعد

العصف الذهني هو تقنية اتصالات جماعية تهدف إلى تحفيز الأفراد لتوليد أفكار وحلول جديدة ومبتكرة لمواجهة تحديات محددة ضمن بيئة موجهة وقائمة على حرية التفكير. يُعتبر العصف الذهني عن بُعد نوعاً متقدماً من هذه التقنية، حيث يتم استخدام الحواسيب والإنترنت لتسهيل توليد الأفكار والحلول في مجالات محددة. في الوقت الحالي، الكثير منا لا يعمل في نفس الموقع كما كان يحدث سابقاً، لكن الحاجة للابتكار وإنتاج الأفكار لا تزال قائمة. باستخدام استراتيجيات العصف الذهني عن بُعد، يمكننا الوصول إلى حلول وابتكارات جديدة.

استراتيجيات العصف الذهني عن بُعد

يُسهِّل العصف الذهني عن بُعد التخطيط التعاوني والعمل الجماعي، ويمكن تطبيقه في مؤسسات العمل والمؤسسات التعليمية وغيرها. وفيما يلي بعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تسهم في إدارة جلسات العصف الذهني عن بُعد بفاعلية:

استخدام برامج مخصصة للعصف الذهني

من الضروري توفير برامج وتقنيات متقدمة لتمكين المشاركين من التعبير عن أفكارهم بسهولة. يعد اختيار الأداة المناسبة عاملاً حاسماً في سير الجلسة. من الأفضل أن يتيح البرنامج تبادل المحتوى عبر لوحة معلومات، وإنشاء ملاحظات، وغيرها. من بين الأدوات المتاحة للعصف الذهني عن بُعد، منصة (MiroApp) توفر تصويتاً مجهول الهوية، وتتيح استخدام الملاحظات اللاصقة والمخططات والصور والمستندات.

تدريب الفرق على أدوات العصف الذهني

لكي تسير الجلسة بسلاسة، يجب أن يكون جميع أعضاء الفريق على دراية بالميزات المقدمة من الأداة المختارة. يمكن تنظيم ورشة عمل لتدريب الموظفين أو المشاركين على كيفية استخدام هذه الأدوات بكفاءة.

تجربة تقنيات مختلفة لاختيار الأنسب

خلال المرحلة التدريبية، يمكن تجربة تقنيات عمل متنوعة، مثل القوالب الجاهزة أو المخططات التي تتناسب مع أهداف المشروع، كما يُفضل إجراء تقييم واستطلاع بعد كل اجتماع للحصول على انطباعات المشاركين.

تنفيذ جلسات العصف الذهني عبر Video Call

خلال العمل على اللوحة، قد يكون من المفيد إجراء محادثة فيديو. رغم أن بعض الأدوات توفر إمكانية إدارة الجلسة بشكل مباشر، إلا أن الاعتماد على التفاعل وجهًا لوجه يمكن أن يضفي طابعًا إيجابيًا على التجربة.

كيفية إجراء العصف الذهني عن بُعد

إليك بعض النصائح لتنظيم جلسات عصف ذهني فعالة عن بُعد:

• تحديد النطاق: يشمل ذلك:
  • تحديد أسباب الجلسة: يجب أن يكون الهدف من الاجتماع واضحًا، والتأكد من أن الموضوع يستحق جمع آراء متعددة، حيث أن ذلك يساعد على تجنب إهدار الوقت.
  • اختيار المشاركين بعناية: من المهم تضمين المشاركين الأساسيين فقط، بينما يتطلب الأمر في بعض الأحيان إدراج خبراء في المجال المعني.
  • الالتزام بالوقت: يُفضل أن لا تتجاوز فترة الجلسة الساعة حتى لا يشعر المشتركون بالملل أو يتشتت تركيزهم.
• إعداد المشاركين: يجب إبلاغهم مسبقًا بما هو متوقع منهم حتى يتمكنوا من التحضير بصورة سليمة للاستفادة القصوى من الوقت المشترك.
• الحفاظ على تفاعل المشاركين: يُفضل أن يحتفظ المشاركون بكاميراتهم قيد التشغيل، مع كتم صوتهم إلا عند التحدث. هذا يساعد الجميع على الانخراط في المناقشة ويقلل من الفوضى.
• تسهيل التعاون: يمكن تجهيز شاشة يُشار إليها عند الحاجة، أو مشاركة مستندات مع الحضور. استخدام المجموعات الفرعية يمكن أن يكون مفيدًا لمناقشة الأفكار وتوليدها بكفاءة.
• إنهاء الجلسة: قبل إنهاء الجلسة، يُفضل جمع الأفكار التي لم يتم التقاطها لضمان تضمينها في المعلومات النهائية. يُستحسن إرسال ملخص بعد الجلسة مع الشكر للمشاركين.

توجيه جلسة العصف الذهني عن بُعد

يمكنك إدارة المشاركين في جلسات العصف الذهني وتوفير مساحة للإبداع من خلال:

• تشجيع المشاركين على التفكير في نطاق واسع، حيث أن العصف الذهني ليس قاصرًا على جمع أفضل الأفكار بل يهدف إلى توليد أكبر قدر ممكن من الأفكار.
• منع انتقاد الأفكار، لأن التركيز على الكمية يساعد على تجنب عرقلة الابتكار، ويدفع المشاركين نحو الإبداع بدلًا من الحكم على الأفكار.
• تقبل الأفكار الغريبة، فربما تؤدي بعض الأفكار غير التقليدية إلى خيارات جديدة ومبتكرة.
• جمع الأفكار وتقييمها لتحديد الأكثر ابتكارًا أو قابلية للتطبيق.

أدوات العصف الذهني عن بُعد

توجد العديد من الأدوات التي تُستخدم في استراتيجيات العصف الذهني، ومنها:

• Google Hangouts: يوفر التطبيق إمكانية المناقشات بين عدد من المستخدمين، ويتاح عبر الإنترنت من خلال حسابات Gmail أو Google+، بالإضافة إلى تطبيقات الهاتف المحمول لنظامي Android وiOS.
• Mural: تُعد مساحة عمل مشتركة تقدم ألواح معلومات تفاعلية، يمكن اعتبارها لوحة بيضاء كبيرة مع خيارات تكبير وتصغير لرؤية التفاصيل.
• Trello: أداة تنظيم المشاريع التي تتيح التعرف على ما يتم إنجازه ومن يعمل على ماذا بسهولة.
• Zoom: خيار مثالي للفرق التي تعمل عن بُعد، حيث يسهل الانضمام لمجموعات محادثة مخصصة من خلال واجهة الفيديو.