استراتيجيات لتعزيز إدارة المشتريات والمخازن

إليكم بعض النصائح العملية والفعالة لتطوير إدارة المشتريات والمخازن في مؤسستكم:

• شراء مركزي:

تعتبر هذه الاستراتيجية واحدة من الأكثر شيوعًا، حيث يتم تخصيص قسم محدد في المؤسسة للقيام بعمليات الشراء، مما يتيح المزيد من التحكم في كافة جوانب عملية الشراء ويساهم في تقليل الفاقد.

• خطة المشتريات:

تشمل هذه الخطة تحديد الموردين المفضلين ضمن فئات مختلفة استنادًا إلى معايير مثل الجودة، والأسعار، وسجل التسليم. من خلال ذلك، تتمكن المؤسسة من الحصول على قائمة واضحة بالموردين تختلف خصائصهم، مما يسهل عملية الاختيار والشراء. وهذا يعد أمرًا حيويًا في حال قرر مورد رئيسي رفع أسعاره أو وقف إنتاج بعض المنتجات.

• التركيز على الجودة:

يجب على المؤسسة أن تسعى لنشر الثقة والمصداقية في التعامل مع عملائها من خلال تقديم منتجات ذات جودة عالية تُعزز من استمرار الأعمال.

• الشراء محليًا:

إذا أمكن ذلك دون المساس بالجودة أو القدرة التنافسية في الأسعار، فإن توقيع عقود مع موردين محليين يمكن أن يسهم في بناء علاقات قوية معهم ويقلل من تكاليف الشحن.

• إقامة علاقات طويلة الأمد مع الموردين:

يساهم بناء شراكات مستدامة مع الموردين في تعزيز التعاون المتبادل وتحقيق فوائد مشتركة على المدى القصير والطويل.

• الاستعانة بمصادر خارجية:

في بعض الحالات، قد يكون من المفيد الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على منتجات معينة قد لا تكون متاحة محليًا.

• زيادة وتحسين المساحة المتاحة:

يمكن تحسين المساحات التخزينية من خلال توسيعها، والاستفادة من المساحة الرأسية، واستخدام رفوف تناسب أنواع المواد المختلفة، مما يسهل ترتيبها وتنظيمها لتجنب تكاليف التوسع غير الضرورية.

• تنفيذ عمليات جرد منتظمة:

تشمل هذه العمليات التخلص من المواد المخزنة منتهية الصلاحية أو غير الضرورية في نطاق العمل.

• تصنيف المواد المخزنة:

يساعد تنظيم المواد ضمن فئات معينة في تحسين الإنتاجية، حيث لا يضطر الموظفون للبحث عن الأدوات أو المعدات، مما يقلل من الفوضى والأخطاء، ويسهم في تعزيز السلامة والتنظيم.

أفكار لترتيب المخازن

تشمل الأفكار الذكية لتنظيم المشتريات داخل المخازن ما يلي:

الحفاظ على نظافة المخزن

يمكن تخصيص ساعة أو ساعتين أسبوعيًا أو شهريًا لتنظيف المستودع، مما يزيد من كفاءة إدارة المخزن ويسهل معرفة مواقع المعدات بفضل التنظيف والترتيب المستمر.

تقليل الفوضى

المخزن الفوضوي وغير المنظم يقلل من كفاءة العمل، ويؤدي لإصابة موظفي المخزن بالإحباط نتيجة إضاعة الوقت في البحث عن الأدوات والمعدات.

اعتماد نظام الجرد المستمر

يعتبر نظام الجرد المستمر إحدى الطرق الفعالة لجرد المخزون، والذي يعتمد على التخلص من أي شيء ليس له حاجة فعلية والاحتفاظ بما هو ضروري فقط، مما يسهل عمليات الشحن واستكمال خدمات تنفيذ الطلبات.

التنظيم من أجل السلامة

تعتبر السلامة وعدم تعريض موظفي المخازن للخطر الأولوية القصوى، والتي تتفوق على أي اعتبارات أخرى مثل تحقيق الأرباح.