إعداد خطة عمل فعّالة

تُعتبر خطوة إعداد خطة العمل من العناصر الأساسية لتحسين وتطوير قسم المشتريات، حيث تساهم في تحويل الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة إلى أهداف عملية في مجال الشراء. يتطلب ذلك تحديد الموارد والأدوات الضرورية لضمان تنفيذ الخطة بشكل مثالي، بالإضافة إلى ضرورة التعرف على المخاطر والأزمات المحتملة التي قد تعيق تقدم الخطة. من خلال هذا الاستعداد، يمكن وضع إجراءات وقائية للتقليل من تأثير تلك الأزمات، مما يعزز من تحقيق الأهداف المرجوة، ويؤدي إلى توثيق البرامج التشغيلية، ويربط بين الأهداف الاستراتيجية للشركة واستراتيجيات الشراء المعتمدة.

تحليل الحالة الحالية للمؤسسة

يُعتبر تحليل الوضع الحالي للمؤسسة بمثابة الخطوة الأولى في عملية تطوير قسم المشتريات. يتطلب هذا التحليل دراسة هيكل المؤسسة بشكل دقيق، متمثلاً في مراجعة الجداول الزمنية للإنتاج، والميزانيات، والأهداف المحددة. سيساهم هذا الفهم في تحديد الاحتياجات الضرورية واكتشافها قبل البدء في مرحلة التطوير والتحسين.

تحديد نقاط القوة والضعف

يجب إجراء تقييم شامل لقسم المشتريات من خلال تحليل كفاءة وفعالية أداء الموظفين. هذا التقييم سيمكن القائمين على الإدارة من التعرف على المجالات التي تتطلب تحسينًا وتطويرًا. حيث أن وجود نقاط ضعف يؤدي إلى تأخر تحقيق الأهداف المثلى للمؤسسة، ويؤثر سلبًا على قدرات ومهارات الفريق. من خلال معالجة الفجوات الناتجة، يمكن تنظيم دورات تدريبية في إدارة الشراء، كما يمكن توفير فرص تواصل مع محترفين ذوي خبرة لزيادة الكفاءة وتطوير المهارات الشرائية للمستخدمين.

قياس فعالية أداء قسم الشراء

يمكن قياس أداء قسم الشراء كمؤشر هام على نجاحه من خلال عدة طرق، ومنها:

• خفض التكلفة: يتضمن ذلك مقارنة تكاليف عناصر تم شراؤها سابقًا بالتكاليف الحالية، حيث ينبغي أن تكون التكلفة الحالية أقل من السابقة.
• تحسين الجودة: يشمل ذلك مقارنة الجودة الحالية للمنتجات بالجودة السابقة، مع الإشارة إلى التحسينات الناتجة عن تطبيق استراتيجيات جديدة مثل تغيير المورد أو التفاوض مع المورد القائم.
• خفض تكاليف النقل: يعد خفض تكاليف النقل من المؤشرات الدالة على فعالية العملية الشرائية، من خلال تطبيق استراتيجيات جديدة تتضمن التفاوض مع شركات النقل، ومقارنة الأسعار، وإجراء المناقصات لضمان الحصول على أفضل جودة بأقل تكلفة.