إدارة الأصول والممتلكات

تُعرَف إدارة الأصول بأنها نظام متكامل يهدف إلى مراقبة وحماية الممتلكات الحيوية التي تعود ملكيتها لمؤسسة معينة. تشمل هذه الأصول مجموعة متنوعة تتضمن الأصول الثابتة المادية، مثل العقارات والآلات، وكذلك الأصول الثابتة غير المادية، مثل السمعة التجارية. تسعى إدارة الأصول إلى اتباع منهج فعّال يضمن استخدام الأصول بكفاءة مع الحفاظ على سلامتها وتصنيفها واستخراج أقصى فائدة منها.

فروع إدارة الأصول

تتكون إدارة الأصول من عدة فروع، حيث يختص كل فرع بمهماته الخاصة، ومن الفروع الهامة ما يلي:

• إدارة الأصول الرقمية

تُعنى هذه الإدارة بإدارة المحتوى الإعلامي وجميع الأصول الرقمية بشكل إلكتروني.

• إدارة الأصول الثابتة

تمثل هذه العملية عملية محاسبية، تركز على تصنيف الأصول الثابتة لغرض دراستها وتحليلها من الناحية المحاسبية.

• إدارة الأصول التقنية

تشير هذه الإدارة إلى الاستخدام التجاري الذي يهدف إلى توحيد الوظائف المالية المتخصصة لدعم واتخاذ القرارات الاستراتيجية في مجال تكنولوجيا المعلومات.

المهام الأساسية لإدارة الأصول

تضطلع إدارة الأصول بعدد من المهام الأساسية التي تساهم في تسهيل العمليات الإدارية، ومن أبرز هذه المهام:

1. التزام الإدارة العليا بفهم متطلبات العملاء بدقة والعمل على تحقيق رضاهم، فضلاً عن تطوير جميع الجوانب العملية التي تعزز الأنظمة المتعلقة بالأصول الثابتة وغير الثابتة.
2. قيام المؤسسة بمرحلة الرقابة الشاملة وتحليل التغذيات الراجعة لتحسين الخدمات المقدمة للعملاء.
3. ضمان توثيق شامل ودقيق لجميع الأصول والممتلكات في السجلات الإدارية الخاصة بكل مؤسسة بمعايير عالية من المهنية.
4. المحافظة على جميع الأصول، واتخاذ جميع الخطوات الضرورية لتأمينها وصيانتها وتطويرها.
5. تدريب وتوعية الموظفين بشأن كيفية الاستفادة القصوى من الأصول والالتزام بالقوانين المحلية والقرارات المرتبطة بالصحة والسلامة المهنية.

وظائف إدارة الأصول الثابتة

تتضمن إدارة الأصول الثابتة عدة وظائف رئيسية تساهم في سير العملية الإدارية بشكل فعّال، ومنها:

• إدارة التصنيفات والإعدادات

تعمل هذه الإدارة على تصنيف احتياجات ومتطلبات المؤسسة بشكل منهجي ومنفصل.

• إدارة ملف الأصول الإدارية

تركز هذه المهمة على مستلزمات الإدارات المختلفة داخل المؤسسة، حيث تشكل الأصول الإدارية النسبة الأكبر من إجمالي نفقات الأصول.

• إدارة ملف وثائق الأصول

تعمل هذه الإدارة على إدارة الأصول والحفاظ عليها وتطويرها بشكل مستمر.

• إدارة ملف عمليات الأصول
• يتضمن هذا الملف جميع العمليات المتعلقة بالأصول.
• إدارة ملف الأصول المالية

يمثل هذا الملف كافة الإجراءات المالية المتعلقة بالأصول.

• إدارة ملف حركة الأصول

يشمل ملف حركة الأصول جميع الأنشطة الخاصة بتداول الأصول، مثل عمليات الشراء والبيع والصيانة.

• إدارة ملف جرد الأصول

يرتبط هذا الملف بملف الأصول المالية، حيث يظهر في الميزانية العمومية للمؤسسة.

• إدارة التقارير والاستفسارات

تشمل التقارير والاستفسارات المتعلقة بكل الجوانب الخاصة بالعمليات المسؤولة عن كافة الأصول في المؤسسات.

محاسبة الأصول الثابتة

تشمل سجلات المؤسسة المالية التركيز على الأصول الرأسمالية، حيث لكل أصل ثابت دورة حياة تتكون من عدة مراحل بعد الشراء الأولي، وهي كالتالي:

• الاكتساب

الذي يعتمد على تسجيل كل أصل جديد يتم إدخاله إلى النظام.

• الاستهلاك

تحديد قيمة الاستهلاك لكل أصل.

• إعادة التقييم

تسجيل القيمة السوقية الحالية لكل أصل.

• الضعف

يشير إلى انخفاض قيمة الأصل نتيجة للظروف التي مر بها.

• التخلّص

يتعلق ببيع الأصل والاستفادة من قيمته بغرض الترقية أو شراء أصل جديد.