الدورة المستندية في المخازن والمشتريات هي ملف PDF يتضمن تطور عمليات الشراء عبر مجموعة من المراحل.

توجد تفاصيل عدة تتعلق بالدورة المستندية، لذا، سنستعرض معكم اليوم الدورة المستندية للمخازن والمشتريات بصيغة PDF.

الدورة المستندية للمخازن والمشتريات PDF

تشمل دورة المشتريات مجموعة من الخطوات التي تتبعها عملية الشراء، بدءًا من تحديد الحاجة في الأقسام المعنية وحتى استلام البضائع من الموردين. وبناءً على ذلك، تبرز العديد من الأسئلة حول الدورة المستندية.

من بين هذه الأسئلة: ما هي المراحل المختلفة لدورة المشتريات؟ هل تختلف المراحل في حال استخدام برنامج للمحاسبة والمخازن؟

في البداية، يجب أن نوضح أن مراحل دورة المشتريات تظل ثابتة سواء تمت العملية يدويًا أو من خلال برنامج لإدارة المخازن.

ومع ذلك، هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها، مثل حجم الشركة ونظام الرقابة الداخلية، حيث إن برنامج إدارة المخازن المستخدم داخل الشركة يؤثر بشكل مباشر على دورة المشتريات.

ما هي مراحل دورة المشتريات عند استخدام برنامج حسابات ومخازن أكلفليكس؟

طلب الشراء

تُعتبر هذه المرحلة واحدة من المراحل الأساسية في دورة المشتريات، حيث يقوم القسم المعني، مثل قسم المخازن أو قسم الإنتاج، بتقديم طلب لتوفير احتياجاته بكميات محددة. وبمجرد الموافقة على الطلب، يقوم المشتري بالتواصل مع المورد لطلب العروض والأسعار المتعلقة بالكميات المطلوبة.

طلب عروض الأسعار

في هذه المرحلة، يكون لبرنامج المخازن دور محوري، حيث يسمح باستلام عدة عروض أسعار من الموردين وتسجيلها في النظام لمقارنة العروض. يسهم برنامج إدارة المخازن في إجراء تقييم مالي للعروض، بينما في حالة عدم توفر البرنامج، يتم تنفيذ هذه المرحلة يدويًا.

إرسال أوامر التوريد

تشكل هذه المرحلة الثالثة في دورة المشتريات، حيث يتم إصدار الأوامر للموردين. يتم إبلاغ الموردين بعرض السعر والصنف المطلوب، ويجب توضيح مجموعة من العناصر مثل الأصناف المطلوبة وعرض السعر وتاريخ التوريد والموقع الذي سيتم فيه التسليم.

إذن الاستلام

تأتي هذه المرحلة الرابعة، حيث يتعين على الموردين إرسال البضائع بالكميات المطلوبة مع وجود إذن الاستلام. يجب على المشتري التأكد من مطابقة المشتريات للمواصفات المحددة، وبعد ذلك يقوم أمين المخزن بالتوقيع على استلام البضائع.

إذن الإضافة

تعتبر هذه المرحلة الأخيرة، حيث يتم توثيق المستحقات ومراجعة فواتير الشراء. هناك مجموعة من الاعتبارات الفنية التي يجب الانتباه لها، منها:

• إضافة تكلفة إضافية للأصناف والخامات تشمل تكاليف النقل والشحن والتفريغ والجمارك.
• في بعض الأحيان قد يكون مورد الخدمة مختلفًا عن مورد السلعة، مما يتطلب مراعاة التوجيه المحاسبي.
• يجب الأخذ في الاعتبار الحركات الضريبية المرتبطة بالفواتير.

لا تفوت فرصة الاطلاع على:

أنواع الدورة المستندية

تعد الدورة المستندية واحدة من الدورات الأساسية في المحاسبة، حيث تمنح المستندات الصفة القانونية وتكسبها مصداقية. لذا، يتعين على كل محاسب أن يضمن دقة عمله وتجنب الأخطاء خلال مراحل الدورة المستندية. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الدورة المستندية، وهي:

• الدورة المستندية الخاصة بالمخازن لتوثيق معلومات الأصناف المتواجدة داخلها.
• الدورة المستندية للمشتريات، التي تتعلق بعمليات شراء الشركات خلال السنة المالية.
• الدورة المستندية للمبيعات، وهي مخصصة لعمليات البيع التي تجريها الشركة خلال السنة المالية.