ما هو التقرير؟

التقرير يُعد وسيلة فعالة لنقل البيانات والمعلومات بين مختلف الجهات، سواء كان ذلك بشكل شفهي أو كتابي. وبالتالي، يُعتبر التقرير أداة إدارية محورية في عملية التواصل، حيث أنه من غير الممكن لمشرفي العمل متابعة موظفيهم طوال الوقت، الأمر الذي يتطلب وجود وسائل مناسبة لنقل المعلومات من المستويات الأدنى إلى الأعلى في الهيكل الإداري.

أسس كتابة تقرير فعال

• يجب أن تكون هناك حاجة ملحة لإعداد التقرير.
• يتوجب توضيح المؤشرات والأسباب التي تُبرز ضرورة إعداد التقرير.
• يجب أن يستند التقرير على الحقائق فقط، وليس على الآراء أو وجهات النظر. كما ينبغي أن تستند الآراء على الحقائق التي تعكس الواقع كما هو، فالتقارير لا تعتمد على القيم المرتبطة بالآراء الشخصية للكاتب.

خطوات إعداد التقرير

مرحلة الإعداد والتحضير

تتضمن هذه المرحلة تحديد الهدف من التقرير، ويتطلب ذلك توافر بعض الشروط الضرورية كما يلي:

• يجب على كاتب التقرير أن يحدد بدقة ما يرغب في تضمينه في التقرير.
• ينبغي على الكاتب أن يفكر بعناية في كيفية وضع الهدف والغرض من التقرير، حيث يمكن أن تتنوع أغراض التقرير لتشمل:
  • تقديم بيانات.
  • تفسير ظاهرة معينة.
  • مناقشة مقترحات وآراء.
  • تحليل قضية معينة.
  • توثيق حدث أو موقف معين.
• يجب على الكاتب أن يعرف الجمهور المستهدف للتقرير، وقد يطرح على نفسه بعض الأسئلة المرتبطة بالقراء مثل:
  • من هو القارئ؟
  • ما المعلومات التي يجب أن يعرفها القارئ من خلال التقرير؟
  • كيف يمكن أن تضيف تفاصيل التقرير إلى معرفة القارئ السابقة؟
  • أي المصطلحات يجب استخدامها لضمان فهم القارئ بشكل صحيح؟
  • ما هي القامات المتاحة للقارئ لتنفيذ المقترحات الواردة في التقرير؟
• يتعين على الكاتب تحديد مصادر المعلومات التي سيستند إليها في التقرير، سواء كانت من سجلات وملفات مكتبية أو من أبحاث ميدانية عبر الملاحظة والحوار. ومن ثم يجب جمع الحقائق ومراجعتها بدقة، مع مراعاة الفصل بين الحقائق وآراء الكاتب الشخصية.

مرحلة التنظيم والتنسيق

تتطلب هذه المرحلة ما يلي:

• كتابة الهدف أو الغرض الرئيسي للتقرير في عبارة واضحة، مما يساعد القارئ على التركيز على ما يتعلق بموضوع التقرير. تلي ذلك اختيار عنوان مناسب للتقرير.
• تنظيم الحقائق والمعلومات والأفكار في تسلسل منطقي مع حذف ما هو غير ضروري.
• التأكد من أن الأفكار والمقترحات مستندة إلى الحقائق المذكورة.

عملية كتابة التقرير

تشمل أقسام التقرير ما يلي:

• صفحة العنوان: تحتوي على رقم التقرير، العنوان، أسماء مقدميه، عدد الصفحات، التاريخ، واسم الشخص المُوجَّه إليه التقرير.
• محتويات التقرير: تتضمن الموضوعات المختلفة، الرسوم البيانية، ثم تتبعها مقدمة تُلخص محتوى التقرير.
• ملخص التقرير: يُعد خلاصة لمحتويات التقرير ويشمل الغرض، الإجراءات، النتائج، والمقترحات.
• التقرير التفصيلي: يُشكل جوهر التقرير، حيث يعرض الخطوات التي أدت إلى النتائج والمقترحات.
• النتائج: يتم مناقشتها استناداً إلى الحقائق.
• التوصيات: تُدرج مع تبريرات كافية.
• الملحقات: تتضمن أي مواد ضرورية لإكمال التقرير.

مرحلة المراجعة

في هذه المرحلة، يقوم الكاتب بمراجعة التقرير بعد تركه جانباً لفترة، حيث يعود لقراءته بشكل موضوعي ونقدي، ويجري أي تعديلات لغوية أو شكلية ضرورية.

معايير إعداد تقرير جيد

• وضوح العناوين والعناصر.
• الترابط المنطقي بين فقرات التقرير، مما يساعد في عدم ترك فجوات مبهمة لدى القارئ.
• الإيجاز والاختصار.
• سهولة الفهم للقارئ.