تتسم الخطابات الرسمية في مصر بأهمية كبيرة، حيث تُستخدم بشكل متكرر داخل المؤسسات الحكومية. وعلى الرغم من التحول نحو الخدمات الإلكترونية، إلا أن الخطابات الرسمية تظل ركيزة أساسية تحتاجها معظم الجهات.

الخطابات الرسمية في مصر

• يبحث العديد من الأشخاص عن كيفية كتابة الخطابات الرسمية عند الحاجة لتقديمها للجهات الحكومية، فهي عبارة عن رسالة موجهة من الشخص الذي يحتاج إلى خدمة معينة إلى الشخص المسؤول عن تلبيتها.
• تستخدم جميع المؤسسات الحكومية الخطابات الرسمية منذ سنوات عديدة، ورغم التقدم التكنولوجي، فإن هذه الخطابات ما زالت ذات فائدة في الحصول على بعض الخدمات.
• الهدف الأساسي من هذه الخطابات هو الحصول على موافقة رسمية من الجهات الحكومية على الطلب المقدم.
• يعمل العديد من الأشخاص ككتبة لهذه الخطابات نظرا لمهارتهم، بينما يحتاج البعض إلى كتابة الخطاب بأنفسهم، مما يجعل معرفة أساسيات الكتابة أمرا ضروريا للكثيرين.

أهمية الخطابات الرسمية في مصر

• قد يجهل كثير من الأشخاص الدور الفعّال للخطابات الرسمية في التعامل مع المؤسسات الحكومية، ولكن هذه الخطابات لا غنى عنها في أي تعامل رسمي.
• تعتبر هذه الخطابات وسيلة أساسية للتواصل بين الأفراد والمؤسسات، ولا يمكن الاستغناء عنها رغم التطورات التكنولوجية.
• تأتي أهمية الخطابات الرسمية في كونها الأسلوب الرسمي الوحيد المعتمد في التفاعل بين مؤسسات الدولة والمواطنين، خاصة فيما يتعلق بالطلبات والشكاوى.
• علاوة على ذلك، تسهم الخطابات الرسمية في توفير الوقت والجهد أثناء التعامل مع المؤسسات، كما يسهل الاحتفاظ بها لاستخدامها في المستقبل عند الحاجة.

شكل الخطابات الرسمية

• تتميز الخطابات الرسمية بفارق في الشكل عن الخطابات التقليدية، إذ ينبغي أن تُكتب على ورق أبيض أو أصفر، أو ورق يحتوي على شعار المؤسسة الموجه إليها.
• من الضروري كتابة الخطاب إما على الحاسوب أو بخط اليد باستخدام قلم أزرق، مع تجنب الألوان الأخرى. كما يجب ألا يتضمن الخطاب أي رسومات أو أشكال حتى في خلفية الورقة.
• يفضل كتابة الخطابات الرسمية على الحاسوب باستخدام ورق A4، مع الالتزام بخط بحجم 16 ونمط Arial.
• سواء تم الكتابة بخط اليد أو على الحاسوب، يجب تقسيم الخطاب إلى فقرات، مع عدم وضع أي إطارات أو زخارف حول الورقة.
• من الضروري أن يبدأ الخطاب بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، وينتهي بتعبير عن الشكر والتقدير قبل التوقيع وتاريخ الخطاب.

طريقة كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية

يمكن توضيح طريقة كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية بخطوات بسيطة يجب مراعاتها لضمان تقديم الخطاب بشكل صحيح:

1- بداية الخطابات الرسمية

يجب على الكاتب الحرص على كتابة عنوانه الشخصي بوضوح، بدءاً من اسم الشارع حتى الوصول إلى الرمز البريدي، حيث يُكتب كل جزء في سطر مستقل.

2- العنوان الداخلي في الخطابات الرسمية

بعد استكمال كتابة العنوان الشخصي، يُترك مسافة كافية قبل كتابة عنوان المرسل إليه بدقة، بما في ذلك اسم الشخص إذا كان موجهًا إليه مباشرة.

3- التحية في الخطابات الرسمية

بعد العناوين، تأتي خطوة التحية، وينبغي كتابتها بعد ترك مسافتين من العنوان.

4- محتوى الخطابات الرسمية

يعد المحتوى الجزء الأكثر أهمية في الخطاب، حيث يُنصح بكتابته بشكل مختصر وواضح مع اختيار ألفاظ دقيقة تعبر عن الموضوع.

5- الخاتمة في الخطابات الرسمية

بعد الانتهاء من المحتوى، يجب إضافة جملة ختامية توضح نهاية الخطاب، وتعبير عن الشكر للشخص الموجه إليه الخطاب.

6- التوقيع والختم في الخطابات الرسمية

بعد إنهاء الخطاب، يُترك سطران للتوقيع، ويتم إضافة ختم المؤسسة إما فوق التوقيع أو بجانبه حسب الشكل الرسمي.

7- التاريخ في الخطابات الرسمية

يُعد التاريخ آخر ما يُكتب قبل إرسال الخطاب، ويجب أن يتضمن اليوم، الشهر، والسنة بدقة، حيث سيكون له أهمية في حال الحاجة للرد في المستقبل.

أنواع نماذج الخطابات الرسمية

تقسّم الخطابات الرسمية إلى نوعين رئيسيين، وهما الخطابات التجارية والخطابات الإدارية، وكل منهما يختلف عن الآخر في عدة جوانب.

1- الخطابات الرسمية التجارية

• تمتاز الخطابات التجارية بهدفها وأسلوبها المختلف عن الخطابات الإدارية، إذ تُستخدم للإعلانات الرسمية عن المنتجات التجارية.
• تحتوي على معلومات شاملة عن الشركة في بدايتها، تليها تفاصيل حول المنتجات التي يتم الإعلان عنها.
• يجب أن تتضمن هذه الخطابات الشعار الرسمي للشركة، فضلاً عن أرقام التواصل مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

2- الخطابات الرسمية الإدارية

تُمثل هذه الخطابات الوسيلة الرسمية للتواصل مع جميع المؤسسات الحكومية، ويجب كتابتها بدقة ووفق الأشكال المعتمدة، بين المؤسسات وبعضها أو بين المواطنين والمؤسسات الحكومية.

نصائح لكتابة الخطابات الرسمية الصحيحة

• هناك العديد من النصائح التي يجب مراعتها عند كتابة الخطابات الرسمية لضمان صحتها وتفادي أي أخطاء قد تعطل مصالح الشخص. ومن أبرز هذه النصائح:
• اختيار الألفاظ بعناية واضحة، بحيث تعبر بدقة عن محتوى الخطاب، سواء كان موجهًا لجهة حكومية أو شركة خاصة.
• الحرص على دقة المعلومات الواردة في الخطاب وروابطها بالموضوع، بحيث تكون الأفكار واضحة وغير متداخلة.
• اتباع الأسلوب الموضوعي، مع تجنب استعمال المحسنات الأدبية، والالتزام بسرد الأمور ذات الصلة بشكل مباشر ودقيق.