إن النجاح في بيئة العمل يعتمد بشكل أساسي على القدرة على جمع المعلومات وتنظيمها وتحليلها، فضلاً عن تحليل وتصميم الأنظمة. إن استعمال هذه المهارات بشكل منهجي يساهم في تعزيز الفوائد التي يمكن أن تحققها المؤسسات الكبرى والصغيرة في المجتمع من خلال الاستفادة القصوى من المعلومات المتاحة.

تحليل وتصميم الأنظمة

• يعتبر تحليل وتصميم الأنظمة (SAD) [بالإنجليزية: Systems Analysis and Design] من المجالات المثيرة والحيوية التي يتعلم فيها المحللون باستمرار تقنيات وأساليب جديدة لزيادة فعالية وكفاءة تطوير الأنظمة.
• لكن هناك مجموعة أساسية من المهارات التي يجب أن يتمتع بها جميع المحللين، بغض النظر عن المنهج أو الأسلوب المتبع.
• تمر جميع مشاريع نظم المعلومات بأربع مراحل رئيسية: التخطيط، التحليل، التصميم والتنفيذ، وتتطلب كل منها من المحللين جمع المتطلبات وتحديد احتياجات العمل.
• كما يتعين عليهم إنشاء مخططات توضح كيفية بناء النظام، مما يستلزم فهم مفاهيم السلوك التنظيمي مثل إدارة التغيير وبناء الفريق.
• يركز تحليل وتصميم الأنظمة (SAD) على ثلاث عناصر رئيسية: الأنظمة، العمليات، والتكنولوجيا.

الهدف من تحليل وتصميم الأنظمة

• الهدف الأساسي من تحليل وتصميم الأنظمة هو تعزيز الكفاءة في الأنظمة التنظيمية. غالباً ما يتطلب ذلك تطوير أو اقتناء تطبيقات برمجية وتدريب الموظفين على استخدامها بفعالية.
• تم تصميم هذه البرامج، التي تعرف أيضًا بالأنظمة، لدعم وظائف أو عمليات تنظيمية محددة، مثل إدارة المخزون أو كشوف المرتبات أو تحليل السوق.
• على سبيل المثال، قد تم تصميم برنامج لقسم المخزون في متجر لبيع الكتب لمتابعة عدد الكتب المتوافرة لأحدث الكتب مبيعًا.
• كما يمكن أن يساعد برنامج كشوف المرتبات في تتبع معدلات الأجور المتغيرة للموظفين. يمكن الحصول على مجموعة من البرامج الجاهزة مثل: WordPerfect، Excel، وPowerPoint.
• ومع ذلك، قد لا تتماشى البرامج الجاهزة مع احتياجات المؤسسات المحددة، مما يستدعي منها تطوير منتجاتها الخاصة.
• يعد تحليل وتصميم نظم المعلومات أسلوباً تتبعه شركات مثل IBM، PepsiCo، وسوني لإنشاء وصيانة نظم معلومات تدعم المهام الأساسية مثل تتبع أسماء العملاء، وعناوينهم، ومعالجة الطلبات، ودفع رواتب الموظفين.
• الهدف الرئيسي كما تم الإشارة إليه سابقًا هو تحسين الأنظمة التنظيمية عبر تطبيق البرمجيات المناسبة.
• كما يمكن أن تساعد هذه البرمجيات الموظفين في إنجاز المهام بكفاءة وسلاسة، ويمثل محلل النظم نقطة المحورية في تطوير هذه التطبيقات.
• يعتمد تحليل وتصميم نظم المعلومات على فهمك لأهداف المنظمة، هيكلها، وعملياتها، وكذلك معرفتك بكيفية استغلال تكنولوجيا المعلومات لصالحك.

عملية تحليل النظم

• تعتبر عملية تحليل النظم عملية تجمع بين جمع الحقائق وتفسيرها، مع التركيز على تحديد المشكلات وتحليل النظام إلى مكوناته.
• يتم إجراء تحليل النظام بهدف دراسة النظام أو أجزائه لتحديد الأهداف، وهو منهج لحل المشكلات.
• أيضًا تعمل هذه العملية على تحسين النظام وتضمن أن كافة مكوناته تعمل بشكل فعال لتحقيق الهدف المرغوب.
• باختصار، يحدد التحليل ما ينبغي أن يقوم به النظام.

عملية تصميم النظم

• تتمثل عملية تصميم النظم في تخطيط نظام عمل جديد أو استبدال نظام موجود من خلال تحديد مكوناته أو وحداته لتلبية احتياجات محددة، ويتطلب ذلك الفهم الجيد للنظام القديم لتحديد أفضل طرق استخدام الأجهزة لتحقيق الكفاءة.
• باختصار، يركز تصميم النظم على كيفية تحقيق أهداف النظام.

المفهوم الأساسي للنظام

• تعود كلمة “نظام” (System) إلى الكلمة اليونانية “Systema”، والتي تعني العلاقة المنسقة بين أي مجموعة من المكونات لتحقيق هدف مشترك.
• يمكن وصف النظام بأنه عملية تجميع منظمة للعناصر التي ترتبط مع بعضها البعض وفقًا لخطط معينة بهدف تحقيق أهداف محددة.

قيود النظام

يجب أن يحتوي النظام على ثلاثة قيود رئيسية، وهي:

• يجب أن تتواجد له هيكليات وسلوكيات مصممة لتحقيق أهداف محددة مسبقًا.
• يجب أن يكون هناك ترابط واعتماد متبادل بين مكونات النظام.
• تكون الأهداف الأساسية للمنظمة ذات أولوية، ولها أهمية أكبر من الأهداف الفرعية للأنظمة.
• بعض الأمثلة على الأنظمة تشمل: نظام إدارة المرور، نظام الرواتب، النظام المكتبي الآلي، ونظام معلومات الموارد البشرية.

خصائص النظام

تشمل الخصائص الأساسية للنظام ما يلي:

التنظيم

• يشير التنظيم إلى الهيكل والترتيب الذي يسهل تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.

التفاعل

• يمثل الكيفية التي تعمل بها جميع المكونات مع بعضها البعض، مثل تفاعل قسم المشتريات مع قسم الإنتاج، أو كشوف المرتبات مع قسم شؤون الموظفين.

الاعتماد المتبادل

• يعني كيفية اعتماد مكونات النظام على بعضها البعض لضمان الأداء السليم، إذ يتم تنسيق المكونات وفقًا لخطة محددة.

التكامل

• يتعلق التكامل بكيفية ترابط مكونات النظام مع بعضها البعض بحيث تعمل الأجزاء بالتناغم مع بعضها البعض حتى لو كانت تؤدي وظائف فريدة.

الهدف المركزي

• يجب أن يكون الهدف للنظام مركزيًا، وقد يكون ذلك واقعيًا أو متصورًا، ومن الشائع أن تحدد منظمة هدفًا بينما تسعى لتحقيق آخر.
• من المهم أن يعرف المستخدمون الهدف الرئيسي لتطبيق الكمبيوتر في بداية التحليل لضمان تصميم وتحويل ناجحين.

تابع أيضًا:

عناصر النظام

يوضح الرسم البياني التالي عناصر النظام:

المخرجات والمدخلات – Outputs and Inputs

• الهدف الرئيسي للنظام هو إنتاج مخرجات مفيدة لمستخدميه.
• المدخلات تمثل المعلومات المعالجة داخل النظام.
• الإخراج هو نتيجة هذه المعالجة.

المعالجات – Processors

• المعالج يمثل العنصر المسؤول عن تحويل المدخلات إلى مخرجات، ويعد المكون النشط للنظام، حيث يمكن أن تقوم المعالجات بتعديل المدخلات وفقًا لمتطلبات الإخراج.
• مع تغير المتطلبات، تتطلب المعالجة أيضًا تعديلات، وفي بعض الأحيان قد يحتاج الإدخال أيضًا إلى تعديلات لتسهيل عملية التحويل.

التحكم – Control

• يمثل عنصر التحكم موجه النظام، ويؤثر على نمط الأنشطة المرتبطة بالمدخلات والمعالجة والمخرجات، حيث تتحكم أنظمة التشغيل والبرامج في سلوك النظام للحفاظ على توازنه.
• تعتمد كميات المدخلات على متطلبات الإخراج.

ردود الفعل – Feedback

• توفر التعليقات آلية للتحكم في أنظمة ديناميكية.
• تشير ردود الفعل الإيجابية إلى أداء النظام، بينما تكون ردود الفعل السلبية معلوماتية وتساعد المراقب في اتخاذ القرارات المناسبة.

البيئة – Environment

• تمثل البيئة النظام الفائق، حيث تعمل المنظمة ضمنه، وتكون المصدر الذي يؤثر على العناصر الخارجية للنظام.
• تحدد البيئة كيفية تشغيل النظام، حيث يمكن أن تؤثر المتغيرات مثل الموردين والمنافسين على الأداء الفعلي.

الحدود والواجهة – Boundaries and Interface

• يجب تحديد النظام عبر حدوده، والتي تحدد مكوناته وعملياته والعلاقات المتبادلة مع أنظمة أخرى.
• لكل نظام حدود تحدد نطاقه وتأثيره، ومعرفة حدود النظام تعتبر من الأمور الأساسية لنجاح التصميم.

أنواع الأنظمة

يمكن تصنيف الأنظمة إلى الأنواع التالية:

الأنظمة الفيزيائية أو المجردة

• تتمثل الأنظمة الفيزيائية في كيانات ملموسة يمكن لمسها، مثل المكاتب والكراسي.
• بينما الأنظمة المجردة تشمل كيانات غير مادية، مثل الصيغ أو النماذج.

الأنظمة المفتوحة أو المغلقة

• تتفاعل الأنظمة المفتوحة مع بيئاتها من خلال عملية تبادل المدخلات والمخرجات.
• بينما الأنظمة المغلقة لا تتفاعل مع البيئة المحيطة.

نظام تكيفي وغير تكيفي

• النظم التكيفية تعدل من سلوكها وفقًا للتغيرات البيئية، بينما النظم غير التكيفية لا تتفاعل مع البيئة.

نظام دائم أو مؤقت

• النظام الدائم يستمر لفترات طويلة، بينما النظام المؤقت يتم استخدامه لفترة محدودة ثم يتم إنهاؤه.

النظام الطبيعي والمُصنَّع

• تنشأ النظم الطبيعية من الطبيعة، بينما تشمل النظم المُصنَّعة تلك التي أنشأها الإنسان.

نظام حتمي أو احتمالي

• النظام الحتمي يعمل بشكل يمكن التنبؤ به، حيث تكون التفاعلات معروفة بدقة، بينما النظام الاحتمالي يظهر سلوكًا غير مؤكد.

نظام اجتماعي، إنساني-آلي، آلي

• النظم الاجتماعية تتكون من البشر، بينما النظم الإنسانية-الآلية تشمل التعاون بين البشر والآلات، والنظم الآلية تعمل بشكل مستقل.

نظم المعلومات من صنع الإنسان

• تمثل مجموعة من الموارد المتكاملة لإدارة البيانات، وتتألف من أجهزة وبرامج وبيانات لتلبية احتياجات المؤسسة.
• تنقسم أنظمة المعلومات إلى نظام معلومات رسمي، نظام معلومات غير رسمي، ونظام معلومات معتمد على الكمبيوتر.

أهمية التحليل في الحوسبة للمجتمعات

يبرز التحليل في مجال الحوسبة كأحد العناصر الأساسية لأنه:

1. يساعد في إنشاء أنظمة محوسبة دقيقة وفعالة، تختلف عن الأنظمة التقليدية.
2. يسهم في تعديل وتحسين الأنظمة المحوسبة القائمة لضمان تحديثها وفعاليتها.

التحليل يعد خطوة جوهرية في التخطيط، ويجب أن يتم بمهارة ودقة خلال جميع المراحل.

لضمان تحقيق الأهداف التالية:

1. تقديم آلية عمل كاملة للعمليات اليدوية السابقة.
2. فهم كمية البيانات والأساليب المستخدمة في التنظيم.
3. تأكد من إلمام جميع الموظفين بالخطوات والمعايير.
4. تحديد المشاكل والاختناقات المحتملة التي تؤثر على سير العمل.

يظهر أن تحليل النظم يعتمد على الدراسة الدقيقة والمتقدمة لفهم النظم القديمة لمعالجة مشاكلها وتطوير نظم أكثر فعالية.

تابع أيضًا:

أسئلة شائعة حول التحليل في الحوسبة