نظرة شاملة على إدارة المشتريات

تُعتبر إدارة المشتريات جزءاً أساسياً من أنظمة الأعمال، حيث تساعد الشركات في تنظيم عمليات الشراء اليومية والأسبوعية والشهرية. يتركز الهدف الرئيسي لإدارة المشتريات على ترشيد الإنفاق وتعزيز الأرباح. لذا من الضروري أن تسعى إدارة المشتريات في أي مؤسسة إلى تقليل التكاليف من خلال تطوير استراتيجيات شراء واضحة وفعّالة.

إن إدارة المشتريات الفعّالة تؤدي إلى تحقيق مكاسب مالية أكبر للمؤسسات، حيث تضمن للشركات الحصول على أفضل الأسعار للسلع والخدمات، بالإضافة إلى ضمان الجودة العالية.

أهمية إدارة المشتريات

تعتبر إدارة المشتريات عملية حيوية، حيث أن الحصول على المنتجات المناسبة في الزمن المناسب والسعر التنافسي يمكن أن يؤدي إلى توفير كبير للمؤسسة. وإذا لم يُراعَ هذا الجانب، فإن الأرباح قد تتأثر سلباً بشكل ملحوظ.

يعتمد جزء كبير من إدارة المشتريات أيضاً على إدارة المخزون؛ إذ قد يتم شراء بعض السلع بسعر مناسب وجودة عالية، إلا أن الحاجة الفعلية إليها قد تكون غير موجودة في الوقت الحالي، مما يؤدي إلى ضغط زائد على موارد المؤسسة.

علاوة على ذلك، قد تصبح بعض السلع في وضع يُكلف الشركة أموالاً إضافية للعبوات والتخزين، خاصة إذا كانت ذات صلاحية قصيرة. لذلك، من الضروري وجود إدارة مشتريات فعّالة لإدارة المخزون والأرباح والعديد من الأمور المالية الأخرى، لأنه في حال غياب هذه الإدارة، قد تواجه الشركة تحديات قد تؤدي إلى الإغلاق. وفيما يلي بعض نقاط أهمية إدارة المشتريات:

خفض التكاليف

إن الهدف الرئيسي لإدارة المشتريات هو تحقيق توفير ملحوظ من خلال البحث عن أكثر من مورد وأفضل العروض للسلع المطلوبة. يسهم ذلك في تأمين الأسعار التنافسية والجودة المطلوبة.

يتعين على قسم المشتريات أيضًا استبعاد الموردين الذين لا يستطيعون الوفاء بمتطلبات الشركة، والحرص على الاستفادة من الخصومات والعروض الترويجية لجعل عملية الشراء أكثر فعالية.

تقليل المخاطر وضمان التوريد

على الرغم من أهمية الحصول على أسعار جيدة، يتعين على قسم المشتريات أن يكون واعيًا للمخاطر المرتبطة بالصفقات. أحيانًا قد يكون السعر الجيد مصحوبًا بكثير من المخاطر، مثل عدم الالتزام بالتوريد.

لذا من الضروري أن يحدد قسم المشتريات السلع الأكثر أهمية للشركة ويعتمد استراتيجيات لتأمينها بشكل مستمر، مع اختيار الموردين القادرين على إدارة تلك المخاطر بشكل فعّال.

إدارة العلاقات

لم تعد إدارة المشتريات مقتصرة على الحصول على السلع المناسبة بالسعر المناسب، بل تشمل أيضًا بناء علاقات قوية مع الموردين. فعلاقات الشراكة الطويلة الأمد تساعد في تقليل المخاطر، ويتعين على الجانبين تقاسم الفوائد من تلك الشراكات.

تحسين الجودة

يتعين على إدارة المشتريات تعزيز الجودة بنفس القدر من الأهمية الذي توليه لتأمين الأسعار المناسبة.

الاستفادة من التقنيات الحديثة

يمكن استخدام التكنولوجيا لتسهيل عمليات التوريد، الشراء، وتقديم العروض، مما يسهم في كفاءة العمل.

علاقة إدارة المشتريات بالقسم المالي

من الضروري أن يكون قسم المشتريات على دراية بالوضع المالي للشركة من خلال التعاون مع القسم المالي. وهذا يمكّنهم من وضع استراتيجيات شراء فعالة ويتأكدون من سلامة قراراتهم الشرائية، إذ قد يكون هناك قيود مالية مجهولة تؤثر سلبًا على قرارات الشراء إذا لم يكن قسم المشتريات على علم بها.