تعريف الاتصال

يُعتبر الاتصال من المهارات الأساسية في عالم الأعمال، فهو يشمل عدة جوانب مثل القراءة، والاستماع، والتحدث، والكتابة. في مجال الاتصالات الإدارية، يتمثل العمل في كتابة المراسلات التجارية كالإشعارات، والتقارير، والرسائل، والعروض التقديمية. وينطوي ذلك أيضًا على المشاركة في الاجتماعات والاستماع إلى جميع مستويات الموظفين وزملاء العمل والمديرين. يؤثر مستوي جودة الاتصالات بشكل مباشر على فعالية ونجاح الأعمال في مجالات متعددة.

تعريف الاتصال الإداري

يتعلق الاتصال الإداري بإعداد ومراقبة وتنفيذ وتبرير العمليات الإدارية. يشمل هذا النوع من الاتصال جميع خدمات الاتصالات التي تقع ضمن نطاق مسؤوليات الإدارة العامة. تمتلك كل منظمة بنية تحتية للاتصالات تتيح نقل رسائل البريد الإلكتروني، والوصول إلى الشبكة الداخلية، والقيام بأنشطة اتصالية خاصة. تسهم إدارة الأعمال في نقل المعلومات، وبناء الثقة، وضمان شرعية التنظيم، وتعزيز تكون الآراء.

بدون وجود اتصال فعال، يصبح من الصعب إدارة أي منظمة. لذا، يُعتبر مستوى فاعلية الاتصالات الإدارية داخل المنظمة من أفضل المعايير التي تقيم فعالية إدارتها. إذا كان مستوى التواصل منخفضاً، فقد تُعتبر الإدارة ضعيفة، بينما إذا كان التواصل فعالاً وكفؤاً، فإن ذلك يشير إلى إدارة ناجحة.

أهداف الاتصال الإداري

تمتلك الاتصالات الإدارية عدة أهداف تسعى لتعزيز إنتاجية المؤسسات، منها:

• تبادل المعلومات

يتم من خلاله تبادل المعلومات بين الأطراف الداخلية والخارجية. ويحدث الاتصال الداخلي داخل المؤسسة من خلال توجيه الأوامر، والتعليمات، والاقتراحات، ومشاركة الآراء.

• تطوير الخطط

تشكل الخطط مخططات لمسار العمل المستقبلي، ويتوجب إعدادها لتحقيق الأهداف التنظيمية. تحتاج الإدارة إلى معلومات دقيقة لتطوير الخطط، وهدف الاتصال هنا هو توفير هذه المعلومات اللازمة للمديرين المعنيين.

• تنفيذ الخطة

عندما تكون الخطة جاهزة، يبدأ تنفيذها، ويتطلب ذلك التواصل الفعّال في الوقت المناسب مع جميع الأطراف المعنية. وبذلك، يهدف الاتصال إلى ضمان فهم وتنفيذ الخطة عبر كافة أقسام المنظمة.

• تيسير صياغة السياسات

تُعتبر السياسات مجموعة من المبادئ التوجيهية المرتبطة بأداء الأنشطة التنظيمية، وتُعالج القضايا المتكررة. تحتاج كل منظمة إلى تطوير سياسات واضحة، ويتطلب ذلك جمع معلومات من موارد متعددة لضمان صياغة فعالة للسياسات.

• تحقيق الأهداف التنظيمية

لتحقيق الأهداف التنظيمية، يجب أن تتضافر جهود المديرين والموظفين جميعاً. ينسق الاتصال ويعزز التعاون بين جميع المستويات لتحقيق الأهداف التي تم الإعلان عنها.

• تنظيم الموارد

توجد مجموعة متنوعة من الموارد داخل المنظمة، مثل الموارد البشرية، والمالية، والمادية. يعد تنظيم هذه الموارد بكفاءة أحد التحديات الكبرى للمديرين، ويعتبر التواصل الأداة الأساسية للتغلب على هذا التحدي.

• التنسيق

يتمثل هذا في ربط الإدارات الوظيفية بالمؤسسات الكبيرة بطريقة متسقة وفي الوقت الصحيح. يهدف الاتصال إلى تنسيق الأنشطة بين الإدارات المختلفة لتحقيق الأهداف التنظيمية بكفاءة وسلاسة.

• توجيه المرؤوسين

تكمن مهمة المدير في تحقيق الأهداف من خلال فريق العمل. ولضمان نجاح هذا الإنجاز، تحتاج الإدارة إلى قيادة وتوجيه ورصد أداء الموظفين. يعتمد نجاح هذه الوظائف الإدارية على جودة التواصل مع المرؤوسين ومتابعة تقدمهم.