تعد مستندات الأعمال من العناصر الأساسية في عالم الأعمال، حيث تلعب دوراً مهماً في تسجيل كافة الأنشطة المرتبطة بها. تشمل هذه المستندات مجموعة متنوعة من المعلومات، بدءاً من المعاملات المالية إلى بيانات الموظفين والعملاء، وصولاً إلى محاضر الاجتماعات وعمليات التوظيف. من خلال هذا المقال، سنستعرض معاً أنواع مستندات الأعمال.

أنواع مستندات الأعمال

تتعدد أشكال مستندات الأعمال ومنها ما هو ضروري وأساسي لكل مؤسسة. يمكن تصنيف هذه المستندات كما يلي:

1- مستندات الأعمال

تساعد مستندات الأعمال في تقييم النشاط التجاري من جوانب متعددة، مما يدعم اتخاذ القرارات الصائبة. تشمل هذه المستندات الرسوم البيانية، وأرقام المبيعات، بالإضافة إلى سجل بيانات العملاء الجدد والشركات المنافسة. لذا، تُعتبر من أكثر المستندات أهمية وشيوعاً.

2- مستندات التوظيف

تُعتبر مستندات التوظيف ضرورية لاختيار الموظفين المناسبين لضمان سير العمل بشكل سلس. تشمل هذه الوثائق تسجيل بيانات الموظفين، التوقيعات الضرورية، شروط القبول في الوظائف، ووصف طبيعة العمل والتزامات الموظفين تجاه الشركة. تُعزز هذه المستندات من مصالح الشركة وموظفيها على حد سواء.

3- مستندات الشركات

تتضمن مستندات الشركات الوثائق القانونية التي تحدد طبيعة العمل التجاري، بالإضافة إلى اللوائح الداخلية والخارجية. تهدف هذه الوثائق إلى تسهيل العمليات الإدارية والقانونية، مما يسهم في تنظيم الحركة العمالية. تُعتبر من الأنواع الأقل شيوعاً ولكنها مهمة في عالم الأعمال.

4- مستندات الاجتماعات

مع مرور الزمن، تُنظم الشركات اجتماعات لمناقشة القضايا المهمة، وهنا تأتي أهمية مستندات الاجتماعات. تساعد هذه الوثائق في الرجوع إلى الاجتماعات السابقة، والاتفاقيات، والقرارات المتخذة، بالإضافة إلى تسجيل عدد الحاضرين وموضوعات النقاش.

أمثلة على مستندات الأعمال

تتضمن مستندات الأعمال عدة نماذج يُقدم من خلالها طرف إلى آخر، وهو ما يُعرف بالمعاملة. تُستخدم المستندات مثل الفواتير، ويمكن تقديمها عبر الورق أو البريد الإلكتروني. إليك بعض الأمثلة:

1- الفاتورة

تُعتبر الفاتورة أحد المستندات التي تُستخدم في عمليات البيع والشراء. تُساعد هذه الوثيقة في تسجيل كافة المعاملات، مما يضمن حقوقك عند الرغبة في شراء أو بيع منتج ما، من خلال تسهيل عملية الائتمان.

2- الإيصال

يعتبر الإيصال دليلاً على عملية الدفع التي تمت، لذا يُوصى بالاحتفاظ به كوسيلة لإثبات المعاملة. غالبًا ما تصدره المؤسسة سواء كنت تاجرًا أو مشتريًا، مما يوفر لك توثيقاً لعملية الدفع.

3- القسيمة

تعتبر القسيمة مستنداً يستخدم في المعاملات البنكية لضمان الحقوق المالية. تتضمن هذه المعاملة ثلاثة أطراف: البنك، المشتري، والبائع. وفي بعض الأحيان يمكن أن تتضمن طرفين فقط إذا كانت المعاملة تتم بين البنك وعميل واحد.

لقد تم تناول مستندات الأعمال وأنواعها، مع الإشارة إلى دورها الحيوي في حياتنا اليومية. تُسهل هذه المستندات الكثير من الإجراءات وتعمل كضمان للحقوق، بالإضافة إلى تسجيل البيانات والقوانين التي يتعين على الجميع الالتزام بها.