تُعرَّف المستندات بأنها أوراق رسمية يتم إعدادها ضمن منشأة سواء كانت حكومية أو خاصة، ويتم تبادلها بين مختلف الإدارات، سواء داخل المنشأة نفسها أو خارجها. في هذه المقالة، سنتناول مستندات الأعمال، موضحين أنواعها واستخداماتها المختلفة.

مستندات الأعمال

• تُعرف مستندات الأعمال بمجموع الأوراق أو التقارير أو السجلات التي يتم إعدادها داخل الشركة لتوثيق بيانات ومعلومات محددة تتعلق بالنشاط.
  • يمكن أن يحتوي المستند على معلومات أو حسابات تتعلق بالعمليات التجارية، كما قد يتضمن بيانات تخص العملاء أو الموظفين داخل المنشأة.
• كما يمكن أن تقوم الشركات بتدوين ما يتم في الاجتماعات والمؤتمرات ضمن مستند أو تقرير يُعرض على الإدارة العليا أو رئيس مجلس الإدارة.

أنواع مستندات الأعمال

تتنوع مستندات الأعمال بشكل كبير، وهنا سنستعرض الأنواع المختلفة واستخداماتها:

المستندات المالية

• تُعَدّ المستندات المالية لتوثيق الحسابات المالية للمنشأة، بما في ذلك المصروفات والإيرادات، بالإضافة إلى إعداد قوائم ضريبية تحدد قيمة الضرائب السنوية المطلوبة.
• يتم إعداد خطة مالية جديدة سنويًا من خلال تطويرها في المستندات المالية وعرضها على المديرين ورئيس مجلس الإدارة.

تشمل الأنواع المختلفة للمستندات المالية:

• مستندات تتعلق بتسجيل الأرباح والخسائر.
• مستندات توضح رواتب الموظفين بعد خصم الضرائب والتأمينات.
• مستندات الدخل.
• مستندات الموازنة العامة.

مستندات الأعمال

• تُستخدم مستندات الأعمال لتقييم مسائل محددة داخل المنشأة، مما يسمح بالوصول إلى معلومات حيوية تساهم في سير النشاط بنجاح، كما أنها تعين صناع القرار على تجنب الأخطاء المحتملة.
• تُغطي مستندات الأعمال بيانات متعلقة بالمبيعات، أو معلومات عن شركاء جدد، أو معلومات عن المنافسين وغيرها.
• تُعتبر هذه المستندات ضرورية لتقديم حلول للمشكلات التي قد تعترض سير العمل، أو لوضع خطط عمل جديدة مستقبلية.

مستندات الشركات

• تُعتبر مستندات الشركات وثائق قانونية تعمل على توثيق جميع بنود الشراكة والتمويل والأمور القانونية الأخرى المتعلقة بالشركة. حيث يتم جمع كافة القوانين واللوائح المنظمة للنشاط داخل المستندات الرسمية خلال مراحل التأسيس، والتي تُعدّ بواسطة المستشارين القانونيين.
• يتم الاحتفاظ بهذه الوثائق في مكان أمن داخل الشركة، مع إعدادها لضمان سلاسة سير العمل وفق قواعد محددة، كما تجمع القوانين المرتبطة بالمستخدمين والإدارات المختلفة.

مستندات التوظيف

• يتطلب العمل ضمن المنشأة وجود الموظفين والعمال، ويتطلب عملية توظيفهم إعداد عقد يوضح الحقوق والالتزامات المفروضة على كلي الطرفين.
• وتتمثل مستندات الأعمال في هذا السياق في عقد العمل، الذي يُوقع بين الشركة وموظفيها بعد قبولهم، ويتضمن تفاصيل مثل المرتب وطبيعة العمل وبنود الاتفاق الأخرى.

مستندات الاجتماعات

تقوم الشركات والمؤسسات بعقد اجتماعات دورية لمناقشة مواضيع تخص نشاطاتهم أو موظفيهم أو المنتجات أو الخدمات المقدمة. يتم إعداد مستند خاص للاجتماعات يوضح النقاط الرئيسية التي تم تناولها، بما في ذلك عدد المشاركين، والمواضيع المطروحة، والنتائج والقرارات المتخذة.