أنواع السجلات الإدارية

تعتبر السجلات الإدارية مجموعة من الوثائق والمستندات الغير متداولة التي تخص مؤسسة أو منظمة أو شركة بعينها. تشمل هذه السجلات كافة المعلومات والبيانات العملية والتقنية والعلمية التي يستفيد منها المدير أو الإداري خلال اتخاذ القرارات. كما تعتبر السجلات الإدارية مهمة لأغراض تنظيمية متعددة.

أنواع السجلات الإدارية

تتضمن السجلات الإدارية عدة أنواع، منها:

• سجلات السياسة

تشمل هذه السجلات الوثائق المرتبطة بالمنظمة، مثل الخطط والاستراتيجيات والقواعد التي تعتمدها المؤسسة لتنفيذ مهامها. وتنقسم هذه السجلات إلى ثلاث فئات رئيسية:

• الوثائق التنظيمية

مثل الميزانيات وسجلات التخطيط المالي، وكذلك المخططات التنظيمية والوصف الوظيفي.

• المستندات الحاكمة

تتضمن الكتيبات والتوجيهات والأوامر الصادرة عن السلطات العليا، بالإضافة إلى ملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين من ذوي المناصب العالية، والتعاميم والتعليمات والدراسات المتعلقة بالأداء.

• وثائق الإبلاغ

تشتمل على التقارير السنوية والتقارير الدورية، بالإضافة إلى محاضر الاجتماعات والجلسات ذات الصلة.

السجلات التشغيلية

تشمل السجلات اللازمة لتطبيق السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية، مثل التفويضات والسجلات الإجرائية التي تتعلق بإعطاء التوجيه. بينما تعكس القيمة التشغيلية أهمية السجل في إدارة أعمال المؤسسة.

سجلات التوظيف وسجلات المراسلات

تتضمن سجلات الموظفين القدامى التي تضمن حقوقهم القانونية المتعلقة بالتوظيف وسجلات الرواتب. فيما تشمل سجلات المراسلات الرسائل والتعاميم والمذكرات الإخطارية.

السجلات المحاسبية

تتعلق هذه السجلات بالمعاملات المالية مثل الإيصالات النقدية، وقسائم الإيداع، وسجلات المبيعات، وبيانات الأرباح والخسائر.

السجلات القانونية

تشير إلى الوثائق التي تفي بالمتطلبات القانونية للمؤسسة، مثل مستندات التأسيس، والنظم الأساسية، واللوائح الحكومية.

سجلات التقدم

تعرف السجلات التي تقدم معلومات حول تقدم المؤسسة أو القسم بـ “سجلات التقدم”، وتشمل هذه السجلات بيانات المبيعات، والمشتريات، والميزانية.

السجلات المالية

تشمل السجلات المالية التي لها قيمة تتعلق بالمعاملات المالية للمؤسسة، مثل الميزانيات وكشوف المرتبات والسجلات المحاسبية، والتي تهدف إلى توثيق إنفاق الأموال العامة لأغراض التدقيق.

السجلات الإلكترونية

تمثل السجلات التي يتم إنشاؤها عبر وسائل الاتصال الإلكترونية، بما في ذلك الفاكس والبريد الإلكتروني، والرسائل عبر الإنترنت.

سجلات متنوعة

تُعرف السجلات التي لا تشملها الأنواع المذكورة أعلاه بالسجلات المتنوعة، التي تتعلق بالتوسع والأنشطة المختلفة للمؤسسة.