أنواع الاتصال الإداري

يُعتبر الاتصال الإداري ركيزة أساسية لأي منظمة، ويمكن تصنيف أنواع الاتصال الإداري عموماً إلى ثلاث فئات رئيسية، وهي كما يلي:

الاتصالات التشغيلية

تُعتبر الاتصالات التشغيلية إحدى الفئات الهامة للاتصال الإداري، والتي تشمل:

• إرشادات العمليات التشغيلية.
• وصف الوظائف.
• معايير العمل والتوجيهات.
• الإجراءات والسياسات، والمخططات، والواجبات التنظيمية.
• التقارير المالية والمحاسبية.
• تقرير الخدمة المدنية والمبيعات.
• اللوائح المتعلقة بالسلامة والأداء.

الاتصالات الظرفية

تشير الاتصالات الظرفية إلى الاتصالات التي تُنشأ لمعالجة حالة أو ظرف معين، وتندرج تحتها:

• خطابات العمل والمذكرات.
• الرسائل البرقية والهاتفية.
• المطبوعات التجارية والصناعية غير المؤسسية.
• التقارير الهندسية والمالية والمحاسبية.
• المؤتمرات وتقارير التقييم.
• العروض والاتفاقيات ومناقشة حلول المشكلات.

الاتصالات المؤسسية

تعتبر الاتصالات المؤسسية تلك الاتصالات التي تهدف إلى تعزيز أهداف العملاء والموظفين والعلاقات العامة للمؤسسة، وتشمل:

• اتصالات العلاقات العامة.
• الدعاية.
• المواد الترويجية والوصفية.
• التقارير السنوية.
• المطبوعات التجارية والصناعية.

مفهوم الاتصال الإداري

يعد الاتصال الإداري مهارة أساسية في إدارة المنظمات، ويتضمن مهارات القراءة والاستماع والتحدث والكتابة. تتضمن الاتصالات الإدارية المراسلات التجارية مثل التقارير والرسائل والإشعارات والعروض التقديمية، بالإضافة إلى المناقشات في الاجتماعات. وتعزز هذه الاتصالات الفاعلية والكفاءة والإنتاجية العالية للموظفين في المؤسسات.

أهداف الاتصال الإداري

تحتاج الرسائل إلى أن تكون واضحة ومفهومة من المرسل إلى المستلم لضمان ردود مناسبة. تقع مسؤولية بناء علاقات مواتية لشركاتهم على عاتق المرسلين من خلال الاتصالات المهنية. من بين أهداف الاتصال الإداري هي: فهم المتلقي، استجابة المتلقي، النوايا الطيبة التنظيمية، وبناء علاقة إيجابية.

أنماط الاتصال الإداري

تتعدد أنماط الاتصال الإداري، حيث تعكس هيكلها والغرض منها، مثل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية، والخطية والشفوية. كما تشمل الاتصال الداخلي الذي يتدفق بأشكال متعددة بين المرسل والمستقبل، وبعض الرسائل قد تتعلق بالعمل، بينما يكون البعض الآخر شخصيًا.

وتشمل الأشكال أيضاً الاتصالات التي تتدفق لأعلى مثل التقارير والمقترحات، والاتصالات التي تتدفق لأسفل مثل السياسات والتوجيهات، وأشكال الاتصال الأفقية مثل مجموعات العمل أو الأفراد الذين يتشاركون في المعلومات أو الجهود.

أهمية الاتصالات الإدارية الفعالة

إن فعالية الاتصال الإداري تعود بالنفع على المؤسسات وتساهم في زيادة إنتاجيتها. وفيما يلي أهمية هذه الاتصالات:

• تحسين مشاركة الموظفين.

أظهرت دراسة أجراها راجان حول مشاركة الموظفين أن الاتصال القيادي يُعد أحد أهم عوامل الاتصال الداخلي الذي يرتبط إحصائيًا بمستوى تفاعل الموظفين. ويمكن أن يساهم الاتصال الداخلي في دعم وتدريب الموظفين.

• زيادة إنتاجية الموظفين.

يسمح الاتصال الإداري الفعال للموظفين بتبادل الأفكار والمشاركة في اتخاذ القرارات، مما يعزز التفكير الابتكاري لحل المشكلات.

• تحسين الاتصالات بين الإدارات.

لتحقيق اتصالات فعالة بين الأقسام والشركات، يجب أن تكون هناك استراتيجية اتصال ملائمة تعزز إنتاجية الموظفين، مما يمكنهم من التواصل والتعاون والتفاهم بشكل أفضل.

عوائق الاتصال الإداري

تؤدي عوائق الاتصال الإداري إلى فشل الاتصال إذا لم يُعالج أو يُزال. يمكن أن تظهر هذه العوائق في أي جزء من عملية الاتصال، وتشمل: الاختيار الخاطئ للكلمات، القواعد النحوية غير الصحيحة، الأخطاء الإملائية، وعلامات الترقيم والتحيز. مما يؤدي إلى عدم وضوح الرسالة للطرف الآخر وسوء فهمها.