أساسيات الإدارة الإلكترونية

تعتبر الإدارة الإلكترونية نتاجاً هاماً لتكنولوجيا المعلومات وتقنيات الاتصال في العصر الرقمي. تشكل أنظمة وأدوات وأجهزة وبرامج الإدارة الإلكترونية أمثلة للآليات الجديدة التي تم تطبيقها عبر الإنترنت، وخصوصاً في الاقتصاد التكنولوجي الحديث. وقد أثبتت الدراسات تأثيراتها الكبيرة والشاملة على تكوين وظائف الإدارة، حيث غيرت بشكل جذري التطبيقات العملية للإدارة من خلال استخدام نظم وأدوات ونماذج لمعالجة البيانات، بالإضافة إلى الطرق التنافسية الجديدة التي تقدمها.

تتضمن عناصر الإدارة الإلكترونية الأجهزة الإلكترونية، وبرامج الشبكات، وأدوات الإدارة، والآليات المتعلقة بتطبيقها. فيما يلي، نستعرض العمليات الرئيسية للإدارة الإلكترونية:

الانتقال من نظام بيانات محوسب مستقلاً إلى أنظمة قائمة على الشبكة

يتم هذا الانتقال عبر ربط أنظمة الإنتاج والتسويق والإدارة على منصة واحدة مشتركة.

استبدال أنظمة الإدارة التقليدية بأنظمة إدارة ذكية

حيث ترتبط هذه الأنظمة بقواعد بيانات وأنظمة إلكترونية تسهل من عملية معالجة المعلومات واسترجاعها.

الانتقال من المعالجة التدريجية إلى المعالجة الفورية

تلبية لمتطلبات السوق الرقمية، حيث إن المعالجة الفورية تعتبر ميزة غير متاحة في الأنظمة التقليدية.

العمل عبر الشبكات

تمكين تبادل البيانات عبر الإنترنت، سواء كان ذلك داخلياً لموظفي الشركة أو خارجياً للعملاء والشركاء.

التطبيق من خلال نظام حوسبة العميل/الخادم

يوفر هذا النظام انسيابية في مشاركة البيانات مع الحفاظ على مستويات الخصوصية والأمان.

التحول من الهياكل المركزية إلى الهيكليات المرنة

تقديم بيئة عمل مشتركة مرنة تتيح معالجة ومشاركة البيانات بكفاءة دون الاعتماد على العمل الفردي.

الانتقال من مفهوم الميزة النسبية إلى مفهوم الميزة التنافسية المستدامة

لم تعد الأساليب التقليدية تتماشى مع الحلول التكنولوجية، ومع ظهور التطورات الجديدة، أصبح الاعتماد على التكنولوجيا ضرورياً للبقاء في دائرة المنافسة.

فوائد الإدارة الإلكترونية

تتيح لك الإدارة الإلكترونية تحقيق تقدم كبير في تنظيم البيانات باستخدام الرموز والكلمات المفتاحية، كما تعزز التعاون بين الموظفين وتضمن أمان البيانات. مما يجعلها إضافة قيمة للشركات مهما كان حجمها أو مجالاتها. فيما يلي بعض من الخصائص الملموسة للإدارة الإلكترونية:

• تخزين البيانات بشكل إلكتروني

الاعتماد على نظام الإدارة الإلكترونية يتيح لك تفادي تخزين الملفات البصرية التقليدية، مما قد يكون مجهدًا ومكلفًا.

• تحسين الإنتاجية بكفاءة

تقديم وسائل ترفع من إنتاجية الموظفين، ورغم أن تطبيق نظام الإدارة الإلكترونية قد يتطلب استثمار وقت ومال، إلا أن الفوائد طويلة الأمد ستكون ملحوظة.

• إدارة الوقت بشكل أكثر فعالية

يساهم نظام الإدارة الإلكترونية في تسهيل البحث والتتبع للبيانات داخل الشركة، مقارنةً بالطرق التقليدية.

• خفض التكاليف

يساعد استخدام الإدارة الإلكترونية في تقليل النفقات المترتبة على معالجة وحفظ البيانات، مثل تكاليف المساحات والصيانة.

• تيسير الوصول والمشاركة

تمكن الإدارة الإلكترونية من مشاركة البيانات عبر السحاب، مما يتيح العمل عن بُعد، وستجد أن البيانات متاحة متى ما احتجت إليها.

• معالجة البيانات ومشاركتها بسلاسة

تتيح الإدارة الإلكترونية لمجموعة من الموظفين العمل على نفس المستندات في ذات الوقت، مما يسهل التعديلات والنقاش.

• توفير مستوى متقدم من أمان المعلومات

تقدم الإدارة الإلكترونية ميزات مثل المصادقة الثنائية وتشفير الملفات، مما يضمن حصر الوصول وإغلاقه أمام غير المصرح لهم.