الأدوات المكتبية

تشير الأدوات المكتبية إلى مجموعة من الوسائل والأدوات التي تساعد في إنجاز الأعمال المكتبية. كما يُعرف بأنها المواد المستخدمة بشكل متكرر من قبل الأفراد العاملين في مكاتبهم، مما يعينهم على تنفيذ المهام المطلوبة. تعتمد طبيعة الأدوات المكتبية على نوع العمل وطبيعة المهام التي يتطلبها هذا العمل، بالإضافة إلى مدى أهمية كل أداة ووتيرة استخدامها. على سبيل المثال، يعتبر القلم من الأدوات الأساسية في العمل المكتبي، حيث يحتاج معظم الأفراد إلى استخدامه بشكل مستمر، وعلى العكس قد تكون المسطرة أقل أهمية ولا تُستخدم بنفس الكثافة.

ينبغي على مستخدمي الأدوات المكتبية اتخاذ الحيطة عند اختيار الأدوات الخاصة بهم، معتمدين على اعتبارين أساسيين هما:

• الجودة: تعكس جودة صناعة الأدوات المكتبية، والتي تعتمد على الشركة المصنعة وكفاءتها في الإنتاج.
• السعر: يتمثل في تكلفة الأدوات المكتبية، حيث ينبغي للمستخدم البحث عن الأسعار المناسبة التي تضمن حصوله على أدوات ذات جودة.

أنواع الأدوات المكتبية

تتكون الأدوات المكتبية من عدة أنواع، منها:

الورق

يعد الورق من الوسائل الأساسية لكتابة وتدوين المعلومات التي يرغب الأفراد في توثيقها. ويمكن تقسيم الورق إلى الأنواع التالية:

• الورق العادي: هو الورق المستخدم لكتابة أي معلومات تحتاج إلى التدوين، مثل البيانات العامة والنصوص.
• الورق الناسخ: نوع من الورق الذي يقوم بإنشاء نسخ عن المحتوى المكتوب سابقًا. عادةً ما توفر ورقة واحدة من الورق الناسخ نسخة واحدة لكل ورقة مكتوبة.
• ورق الفاكس: الورق المستخدم مع جهاز الفاكس لإرسال واستقبال الرسائل.
• المغلّفات: تشكيلة من الأوراق بأشكال متنوعة، تُستخدم لحماية المستندات البريدية والحفاظ عليها من التلف، وخصوصًا الأوراق ذات الأهمية الكبيرة.
• المصنّفات: مجموعة من الأوراق تُستخدم لتنظيم المهام أو الوظائف بتسلسل محدد، حيث يحمل كل ورقة رمز يُعرف لدى الشخص الذي قام بتصنيفها. يمكن أن يتكون الرمز من أرقام، أحرف أو مزيج بينهما، وتستخدم المصنفات لحفظ الأعمال المنفصلة أو المرتبطة بفترة زمنية محددة.

القرطاسية

تُعتبر القرطاسية من أكثر أنواع الأدوات المكتبية استخدامًا، حيث تتضمن أدوات الكتابة على الورق مثل الأقلام، والمسطرة، والممحاة، وغيرها. تُسهّل هذه الأدوات من إنجاز الأعمال المكتبية من خلال توثيق الأنشطة والمهام اليومية، مما يساهم في تنفيذ الأعمال بكفاءة.

آلة الطباعة

تعتبر آلة الطباعة جهازًا إلكترونيًا شائعًا بين الأدوات المكتبية، حيث تقوم بطباعة نسخ من المستندات والنصوص المكتوبة يدويًا أو بواسطة الكمبيوتر. في الوقت الحالي، أصبح الاعتماد على الطباعة من خلال الحاسوب جزءًا أساسيًا من الوسائل المكتبية، مما يُساعد في إنجاز الكثير من الأعمال خلال وقت قصير.